9.4 Het proces van nieuwe dingen leren

Bewustwording betekent vaak ook dat medewerkers nieuwe kennis en vaardigheden moeten opdoen. Inzicht in hoe een leerproces doorgaans verloopt kan daarbij helpen. Het Amerikaanse trainingsinstituut Gordon Training International heeft hiervoor een model ontwikkeld met vier fasen van bekwaamheid.

De eerste fase is onbewuste onbekwaamheid: iemand is zich er niet van bewust dat die iets niet weet of niet beheerst. In de context van privacy betekent dit dat men geen besef heeft van de risico’s en verplichtingen bij het werken met persoonsgegevens, en niet weet aan welke voorwaarden moet worden voldaan.

In de tweede fase, bewuste onbekwaamheid, realiseert iemand zich dat zijn of haar kennis of vaardigheden tekortschieten en dat er iets moet worden bijgeleerd. De medewerker weet dat die met persoonsgegevens werkt en heeft gehoord van de AVG, maar weet nog niet hoe dit in de praktijk toe te passen.

De derde fase is bewuste bekwaamheid. In deze fase gaat de medewerker actief aan de slag met het aanleren van nieuwe kennis of vaardigheden. De medewerker verdiept zich in de AVG, zoekt informatie op of vraagt advies aan de Privacy Officer of Functionaris Gegevensbescherming om te weten wat nodig is om aan de regels te voldoen.

De laatste fase is onbewuste bekwaamheid: de nieuwe kennis en vaardigheden worden vanzelf toegepast, zonder dat daar nog bewust over wordt nagedacht. De medewerker weet wat hij of zij moet doen om privacyproof te werken en houdt bij nieuwe werkzaamheden automatisch rekening met de AVG.

Elke fase vraagt om een andere vorm van begeleiding en aansturing. Door te achterhalen in welke fase een medewerker zich bevindt, kan het leerproces beter afgestemd worden en de medewerker gerichter ondersteund worden bij de volgende stap in diens ontwikkeling.

Praktijkvoorbeeld de gemeente Ronde Venen

De gemeente De Ronde Venen heeft het privacybewustzijn van medewerkers vergroot met een samenhangend programma. Dit programma bestond onder andere uit e-learningmodules, waarbij de deelname per afdeling werd gemonitord. Daarnaast zorgde de applicatie Sir Askalot op een toegankelijke en speelse manier voor voortdurende aandacht voor privacy door wekelijks een quizvraag te versturen. Tijdens de Privacy-, Informatiebeveiligings- en Veiligheidsweek organiseerde de gemeente verschillende activiteiten, zoals een pubquiz en een escaperoom, waardoor het thema een week lang extra in de schijnwerpers stond. Bovendien werden binnen de teams privacy-ambassadeurs aangesteld om drempels te verlagen en vragen snel te kunnen beantwoorden.