9.3 Aandachtspunten bij het creëren privacybewustzijn

De eerste stap is om de volwassenheid van de organisatie op het gebied van privacy in kaart te brengen. Is er al een cultuur waarin medewerkers zich bewust zijn van de risico’s rond het verwerken van persoonsgegevens, of heerst er vooral een cultuur van vertrouwen waarbij gemak vooropstaat? Pas de aanpak en maatregelen aan op het volwassenheidsniveau en de cultuur van de organisatie. Een organisatie met een hoog bewustzijn vraagt om andere acties dan een organisatie waarin privacy nog in ontwikkeling is. Binnen grotere organisaties kan het privacybewustzijn per afdeling of functieniveau verschillen. Zo kan het management – in AVG-termen de verwerkingsverantwoordelijke – zich sterk bewust zijn van privacyverplichtingen, terwijl dit bewustzijn op de werkvloer minder aanwezig is. Het omgekeerde kan overigens ook voorkomen.

Wanneer de aanpak duidelijk is, is het belangrijk om de boodschap regelmatig te herhalen, op verschillende momenten en in diverse vormen. Houd daarbij in gedachten wat eerder is genoemd over het naleven van regels. Stel op basis van de inventarisatie een plan of programma op waarin staat welke acties je onderneemt, wanneer deze plaatsvinden en in welke vorm. Dat voorkomt dat bewustwordingsactiviteiten ondersneeuwen in de dagelijkse werkzaamheden. Maak gebruik van een mix van communicatiekanalen, zowel bestaande als nieuwe. Denk bijvoorbeeld aan een bericht in de personeelsnieuwsbrief om aandacht te vragen voor informatiebeveiliging en privacy (IBP), of aan een toelichting tijdens een personeelsbijeenkomst om nieuwe ontwikkelingen te bespreken. Zorg daarbij voor afwisseling tussen mondelinge en schriftelijke communicatie en varieer in toon: combineer een feitelijke, rationele boodschap met een meer sociaal-emotionele benadering om medewerkers echt te betrekken.