De Afdeling advisering van de Raad van State heeft op 17 maart 2021 advies uitgebracht over het wetsvoorstel voor een Archiefwet 2021. Het wetsvoorstel is op 18 november 2021 bij de Tweede Kamer ingediend. Daarmee is ook het advies van de Afdeling advisering openbaar geworden.
Sinds de huidige archiefwet uit 1995 heeft digitalisering een grote vlucht genomen en is de hoeveelheid informatie sterk toegenomen. Met dit wetsvoorstel wil de regering de archiefwetgeving beter laten aansluiten bij de praktijk van digitaal informatiebeheer. In dat kader wordt de overbrengingstermijn waarna documenten gearchiveerd of vernietigd moeten worden, teruggebracht van twintig jaar naar tien jaar. Dit om kwetsbare en vluchtige digitale informatie op tijd veilig te stellen.
Een goede informatiehuishouding is cruciaal voor het goed functioneren van de democratische rechtsstaat. Archiefwetgeving heeft in dit verband een belangrijke functie om informatie duurzaam toegankelijk te houden. Het wetsvoorstel moet ook beschouwd worden in het licht van de versterkte aandacht voor goede overheidsinformatie door de kwestie rond de kinderopvangtoeslag. De Afdeling adviseert de toelichting te actualiseren en aan te geven hoe het wetsvoorstel kan bijdragen aan de noodzakelijke verbetering van de informatiehuishouding van de rijksoverheid.
De minister van OCW is verantwoordelijk voor de archiefwetgeving. De minister van BZK is verantwoordelijk voor de coördinatie van het informatiebeheer van de ministeries. Verder heeft BZK een coördinerende rol op het gebied van digitalisering van de overheid en het openbaar bestuur in brede zin. De Afdeling advisering adviseert dan ook om het wetsvoorstel ook door de minister van BZK te laten ondertekenen.
De Archiefwet hangt nauw samen met andere wetgeving, in het bijzonder het voorstel voor een Wet open overheid. Deels is er zelfs sprake van overlap tussen beide wetten. Het is daarom nodig om beide wetten beter te stroomlijnen. Ook zijn er afwijkingen tussen beide voorstellen die niet altijd even goed verklaarbaar zijn. Het gaat hier om zowel de terminologie als de verplichtingen op het gebied van de informatiehuishouding. Daarbij is ook de vraag wat de kortere overbrengingstermijn zal betekenen voor de openheid van overheidsinformatie. Gearchiveerde of vernietigde stukken kunnen immers niet meer opgevraagd worden met een beroep op openbaarheidswetgeving. De Afdeling adviseert de afwijkingen beter toe te lichten en eventueel aan te passen.
Het wetsvoorstel is een reactie op digitalisering. Onduidelijk is echter of een en ander in de digitale praktijk goed uitvoerbaar zal zijn. Diverse complicaties zijn denkbaar. Zo bevindt digitale informatie zich vaak in netwerken, waarin veel partijen deelnemen. Dan kan het complex zijn om te bepalen bij welk overheidsorgaan informatie ligt en bij wie een burger moet aankloppen. Ook kan het van belang zijn om algoritmes duurzaam toegankelijk te houden voor transparantie en verantwoording. Hoe dit in de praktijk vorm te geven is echter onduidelijk.
