Een organisatie die na een AVG-inzageverzoek stelt dat zij geen andere documenten met persoonsgegevens kan vinden, moet kunnen uitleggen hoe zij heeft gezocht. Alleen melden dat in fysieke en digitale dossiers is gezocht, is niet altijd voldoende. Dat blijkt uit een tussenuitspraak van de Rechtbank Amsterdam over een voormalig personeelsdossier.
Een voormalig medewerker van de gemeente Weesp vroeg het college van burgemeester en wethouders van Amsterdam op grond van artikel 15 AVG om inzage in onder meer zijn volledige personeelsdossier. Weesp maakt sinds 2022 onderdeel uit van Amsterdam.
Volgens het college waren na 17 maart 2008 nauwelijks nieuwe documenten aan het personeelsdossier toegevoegd. De voormalig medewerker betwistte dat. Volgens hem moesten er meer documenten bestaan over onder meer zijn ontslag en de procedures die daarop volgden.
Tijdens de procedure werd opnieuw gezocht. De functioneel beheerder van het archief van de voormalige gemeente Weesp onderzocht zowel het fysieke dossier als het digitale systeem Decos. Daarbij werden nog drie documenten uit 2008 en 2009 gevonden.
Daarmee kwam de vraag centraal te staan of voldoende duidelijk was gemaakt hoe naar de persoonsgegevens van de verzoeker was gezocht.
De rechtbank verwijst daarbij naar vaste rechtspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State. Als een bestuursorgaan na onderzoek stelt dat een document niet of niet meer bij hem berust en die mededeling niet ongeloofwaardig is, moet de verzoeker in beginsel aannemelijk maken dat het document er toch is. Daar staat tegenover dat het bestuursorgaan voldoende inzichtelijk moet maken hoe de zoekslag is uitgevoerd.
Aan die laatste eis voldeed Amsterdam volgens de rechtbank niet. In het primaire besluit en de beslissing op bezwaar stond bijvoorbeeld niet in welke systemen was gezocht, welke zoektermen waren gebruikt, bij welke relevante personen navraag was gedaan en welke concrete vragen zij hadden gekregen.
Later meldde het college wel dat opnieuw was gezocht in zowel het fysieke als het digitale dossier in Decos. Ook dat vond de rechtbank te summier. Daardoor kon zij niet beoordelen of de mededeling dat er geen andere documenten waren daadwerkelijk geloofwaardig was.
Het besluit is daarom volgens de rechtbank in strijd met het motiveringsbeginsel.
De uitspraak is praktisch relevant voor organisaties die AVG-inzageverzoeken behandelen. Wanneer discussie ontstaat over de volledigheid van een inzage, kan niet alleen van belang zijn wat er is gevonden, maar ook of achteraf kan worden uitgelegd waar en hoe is gezocht.
Dat maakt het verstandig om bij omvangrijke of betwiste inzageverzoeken vast te leggen welke systemen en dossiers zijn doorzocht, welke zoektermen zijn gebruikt en welke medewerkers of organisatieonderdelen bij de zoekslag zijn betrokken.
Het gaat om een tussenuitspraak. De rechtbank heeft het college zes weken gegeven om het gebrek te herstellen door de zoekslag nader te motiveren of zo nodig een nieuwe beslissing op bezwaar te nemen.
