Een organisatie hoeft bij een AVG-inzageverzoek niet automatisch kopieën te verstrekken van alle documenten waarin persoonsgegevens van de betrokkene staan. Een voldoende concreet overzicht van de verwerkte persoonsgegevens kan volstaan, oordeelt de Rechtbank Zeeland-West-Brabant in een zaak tegen de gemeente Tilburg.
Twee betrokkenen hadden de gemeente Tilburg op grond van artikel 15 AVG gevraagd om inzage in hun persoonsgegevens. Het ging onder meer om gegevens die waren verwerkt in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en een adresonderzoek voor de Basisregistratie Personen.
De gemeente verstrekte overzichten van de persoonsgegevens die zij had aangetroffen, maar gaf geen kopieën van alle onderliggende documenten. De betrokkenen vonden dat onvoldoende. Volgens hen waren de overzichten te algemeen om goed te kunnen controleren welke gegevens waren verwerkt en of dat rechtmatig was gebeurd.
De rechtbank maakt duidelijk dat het inzagerecht uit artikel 15 AVG moet worden onderscheiden van een recht op toegang tot bestuurlijke documenten. Het doel van het AVG-inzagerecht is dat iemand kennis kan nemen van de verwerking van zijn persoonsgegevens en de rechtmatigheid daarvan kan controleren.
Daarvoor hoeft een verwerkingsverantwoordelijke niet in alle gevallen de volledige documenten te verstrekken waarin persoonsgegevens voorkomen. Bepalend is of de gekozen vorm van inzage voldoende is om het doel van artikel 15 AVG te bereiken.
Volgens de rechtbank was dat hier het geval. De gemeente had in de verstrekte overzichten onder meer opgenomen in welk type document persoonsgegevens waren aangetroffen, zoals een e-mail, brief of rapport. Ook vermeldde zij de datum, de passage waarin de persoonsgegevens voorkwamen, de herkomst en ontvanger van de gegevens, de bewaartermijn en het doel van de verwerking.
Daarmee konden de betrokkenen volgens de rechtbank de juistheid van hun persoonsgegevens en de rechtmatigheid van de verwerking voldoende controleren.
De betrokkenen wezen ook op bevindingen van de Functionaris voor Gegevensbescherming van de gemeente. Die had vastgesteld dat bepaalde afwegingen over het gebruik en delen van persoonsgegevens onvoldoende waren gedocumenteerd.
Ook dat betekent volgens de rechtbank niet dat de verstrekte inzage onvoldoende was. Artikel 15 AVG geeft geen recht op inzicht in alle interne afwegingen, besluitvormingsprocessen of motiveringen die aan een verwerking ten grondslag liggen.
Dat iemand meent dat een bepaalde verwerking onrechtmatig is of dat interne besluitvorming onvoldoende is vastgelegd, maakt daarom niet zonder meer dat volledige onderliggende documenten op grond van het inzagerecht moeten worden verstrekt.
De betrokkenen hadden volgens de rechtbank bovendien niet aannemelijk gemaakt dat persoonsgegevens in de verstrekte overzichten ontbraken. De gemeente had daarom op de juiste wijze aan de inzageverzoeken voldaan. De beroepen zijn ongegrond.
