Een organisatie kan bij een AVG-inzageverzoek niet altijd volstaan met zoeken in de gebruikelijke systemen. Geeft iemand concrete aanwijzingen waar nog meer persoonsgegevens kunnen staan, dan moeten die omstandigheden bij de zoekslag worden betrokken. Dat oordeelt de rechtbank Midden-Nederland in een zaak over een inzageverzoek aan de minister van Financiën. Ook de weigering om bepaalde FSV-gegevens te verstrekken was onvoldoende gemotiveerd.
Een man vroeg de minister van Financiën om inzage in alle persoonsgegevens die de afgelopen tien jaar over hem waren verwerkt. Zijn verzoek ging niet alleen over zijn registratie in de Fraude Signalering Voorziening (FSV), maar ook over andere systemen van de Belastingdienst.
Daarbij wees hij erop dat hij als bestuurder betrokken was bij verschillende rechtspersonen en bij twee faillissementen. Zijn persoonsgegevens zouden daardoor ook kunnen voorkomen in systemen en correspondentie die niet direct aan hem als individuele belastingplichtige waren gekoppeld.
De Belastingdienst zocht aanvankelijk voornamelijk in de gebruikelijke systemen. Tijdens de beroepsprocedure werd alsnog een extra zoekslag uitgevoerd. Daarbij werden in een invorderingssysteem aanvullende persoonsgegevens aangetroffen. Daarmee stond volgens de rechtbank al vast dat de eerdere zoekslag niet volledig was geweest. Maar de rechtbank gaat verder: de manier waarop naar persoonsgegevens wordt gezocht moet voldoende zijn afgestemd op de concrete persoon die om inzage vraagt.
Dat betekent niet dat de Belastingdienst bij ieder inzageverzoek alle 930 gebruikte systemen en applicaties moet doorzoeken. Als iemand echter specifieke omstandigheden noemt die erop wijzen dat persoonsgegevens elders kunnen staan, moet daar rekening mee worden gehouden.
In dit geval had de man gewezen op zijn banden met stichtingen, verenigingen en vennootschappen. Dat gegevens over een rechtspersoon zelf niet onder de AVG vallen, betekent volgens de rechtbank niet dat een zoekactie via zo’n rechtspersoon geen persoonsgegevens over de bestuurder kan opleveren.
Ook zijn betrokkenheid bij faillissementen had aanleiding moeten geven tot een gerichtere zoekactie.
De uitspraak begrenst het inzagerecht tegelijkertijd. De man wilde ook de onderliggende documenten ontvangen waarin zijn persoonsgegevens stonden.
Daar heeft hij volgens de rechtbank niet zonder meer recht op. Artikel 15 AVG geeft recht op inzage in persoonsgegevens, maar is niet bedoeld om algemene toegang tot bestuurlijke documenten of volledige dossiers te geven. Ook feitelijke of waarderende persoonsgegevens kunnen daarom via een overzicht worden verstrekt. De Belastingdienst moet dergelijke persoonsgegevens echter wel daadwerkelijk proberen te vinden.
Ook over de persoonsgegevens in de FSV krijgt de man grotendeels gelijk. De minister had voor verschillende gegevens verwezen naar artikel 23 AVG en artikel 41 UAVG, waarmee het inzagerecht onder voorwaarden kan worden beperkt.
Volgens de rechtbank was onvoldoende uitgelegd welke weigeringsgrond op welke persoonsgegevens van toepassing was en waarom beperking van het inzagerecht noodzakelijk en evenredig was. Daarbij weegt mee dat de verwerking van persoonsgegevens in de FSV onrechtmatig is geweest. Juist in zo’n situatie mag volgens de rechtbank van de overheid extra inspanning worden verwacht om waar mogelijk transparantie te bieden.
De minister moet daarom opnieuw beslissen op het bezwaar. Daarbij moet opnieuw en gerichter naar persoonsgegevens worden gezocht en moet worden uitgelegd hoe die zoekslag is uitgevoerd. Als inzage in bepaalde FSV-gegevens opnieuw wordt geweigerd, moet de minister concreter motiveren waarom.
