Cameratoezicht voor organisaties: regels, risico’s en verplichtingen onder de AVG

Grondslag is noodzakelijk

U moet een grondslag hebben voor het cameratoezicht. Gaat het om de beveiliging van eigendommen en personeel? Dan is de grondslag vaak gerechtvaardigd belang. Bijvoorbeeld om diefstal tegen te gaan. Of mensen te beschermen, zoals uw klanten, bezoekers, werknemers, leerlingen of patiënten.

Cameratoezicht moet enige optie zijn

Het cameratoezicht moet noodzakelijk zijn. Dat wil zeggen dat u het doel niet op een andere manier kunt bereiken. Is er geen andere mogelijkheid, die minder ingrijpend is voor de privacy? Dat moet u eerst nagaan.

Ook mag het cameratoezicht niet op zichzelf staan. Het moet onderdeel zijn van een totaalpakket aan maatregelen.

DPIA uitvoeren bij hoog privacyrisico

Levert de gegevensverwerking waarschijnlijk een groot privacyrisico op voor de mensen die u filmt? Dan bent u verplicht om een data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren.

In 2 gevallen is een DPIA sowieso nodig. Ook als u meent dat het cameratoezicht geen groot privacyrisico oplevert. Namelijk:

Bij grootschalig en/of systematisch cameratoezicht om diefstal tegen te gaan of mensen te beschermen. Dit is bijvoorbeeld zo als u structureel of langere tijd cameratoezicht inzet voor dit doel.

Als u een verborgen camera (heimelijk cameratoezicht) wilt inzetten. Dit geldt ook als het heimelijk cameratoezicht incidenteel is (en dus niet structureel of langdurig).

Lees meer over de DPIA en wanneer die nodig is
.

Instemming vragen aan ondernemingsraad of medezeggenschapsraad

Is het cameratoezicht gericht op uw werknemers? Dan moet u de plannen vooraf met de ondernemingsraad bespreken.

Is het cameratoezicht gericht op uw leerkrachten en/of leerlingen? Dan moet u de plannen vooraf met de medezeggenschapsraad bespreken.

De ondernemingsraad of medezeggenschapsraad moet hebben ingestemd met de camera’s voordat u mag starten met het cameratoezicht.

Rekening houden met privacyrechten

U moet ervoor zorgen dat mensen weten dat er een camera hangt en voor welk doel. Bijvoorbeeld door bordjes op te hangen.

Bewaartermijn camerabeelden: niet langer dan noodzakelijk

U mag de camerabeelden niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Is er een incident vastgelegd, zoals diefstal? Dan mag u deze beelden bewaren tot het incident is afgehandeld.

Verborgen camera’s: wanneer wel/niet

Normaal gesproken mag u geen verborgen camera’s gebruiken. Maar zijn er duidelijke vermoedens van bijvoorbeeld diefstal of fraude door werknemers of leerlingen? Dan mag u onder bepaalde voorwaarden gebruikmaken van een verborgen camera:

Het lukt u ondanks inspanningen niet om een eind te maken aan de diefstal of fraude.

De controle met de verborgen camera is tijdelijk. Permanent heimelijk cameratoezicht mag niet.

De inbreuk op de privacy van de mensen die u filmt is zo klein mogelijk. Een camera in een pashokje, kleedkamer of toilet mag niet.

U heeft uw klanten, bezoekers, werknemers, leerlingen of patiënten er vooraf op gewezen dat verborgen camera’s in bepaalde situaties (diefstal of fraude) mogelijk zijn. Bijvoorbeeld in het personeelsreglement of in een reglement cameratoezicht.

Gaat het om cameratoezicht op werknemers en/of leerlingen? Dan heeft u instemming van de ondernemingsraad of medezeggenschapsraad gevraagd voor een regeling over de inzet van verborgen camera’s. En moet u de betrokken werknemers en/of leerlingen achteraf informeren over het gebruik van de verborgen camera.

U heeft een DPIA uitgevoerd.

Is uit de DPIA naar voren gekomen dat de beoogde inzet van verborgen camera’s een hoog privacyrisico oplevert? En lukt het u niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet u met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) overleggen voordat het cameratoezicht start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd.