Privacy Awards genomineerde Watchful: ‘Het is een soort antivirus programma, maar dan voor persoonsgegevens’

Stilstaande data

Eén van de aspecten van de software is de focus op stilstaande data, gegevens die vaak jarenlang ongebruikt op systemen blijven staan. “Onze oplossing kijkt niet alleen naar data die in beweging is, zoals e-mails met bijlagen, maar juist naar data die al vijf jaar op een computer staat. Dat maakt ons echt uniek,” legt Tielemans uit. Maar PrivacyDetect is niet uitsluitend gespecialiseerd in stilstaande data (data-at-rest). De software richt zich ook op actieve data (data-in-use) en data in beweging (data-in-transit). Het bijzondere aan PrivacyDetect is dat het zich specifiek richt op het identificeren en beheren van persoonsgegevens in ongestructureerde data. Dit omvat bestanden en e-mails die vaak verspreid en lastig te beheren zijn binnen een organisatie. Hij vergelijkt de software met een antivirusprogramma, maar dan specifiek gericht op het opsporen van persoonsgegevens.

Tielemans benadrukt dat zijn software bedrijven helpt om overzicht te houden en ervoor zorgt dat ze voldoen aan wettelijke eisen. “Een combinatie van gegevens die afzonderlijk geen persoonsgegevens zijn, kan gezamenlijk wel als persoonsgegevens worden beschouwd. Ons puntensysteem zorgt ervoor dat zulke combinaties automatisch gesignaleerd worden,” aldus Tielemans.

Naast het beheer van data biedt de software een geïntegreerd communicatiesysteem dat privacy officers ondersteunt bij hun dagelijkse werkzaamheden. “Privacy officers krijgen niet continu meldingen, maar bijvoorbeeld een wekelijks rapport met alle relevante bevindingen. Dit maakt het werk overzichtelijker en efficiënter,” vertelt Tielemans. Tielemans benadrukt dat het interne communicatiesysteem privacy bewust is ontwikkeld voor werknemers binnen de organisatie.

Innovatief intern communicatiesysteem

De software gebruikt gamification om medewerkers bewust te maken van privacyregels. “We hebben gedragswetenschappers betrokken om meldingen aantrekkelijk en begrijpelijk te maken. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld zien hoe goed hun afdeling scoort, wat motiverend werkt,” voegt hij toe.

Een ander opvallend kenmerk is de mogelijkheid om documenten binnen de organisatie te verplaatsen of te verwijderen, met duidelijke richtlijnen van privacy officers. “Dit maakt het systeem niet alleen een hulpmiddel voor compliance, maar ook een communicatietool,” zegt Tielemans.

Met een focus op stilstaande data en een doordacht intern communicatiesysteem biedt Watchful’s software een innovatieve oplossing voor compliance met de AVG. Tielemans visie weerspiegelt de groeiende noodzaak om niet alleen te voldoen aan regelgeving, maar ook om medewerkers te betrekken bij het privacybeleid. “We staan nog aan het begin van wat er mogelijk is, maar we maken al grote stappen om privacybeheer toegankelijk en effectief te maken,” sluit hij af.