AP: strikte regels voor online assessments bij sollicitaties

Deze regels staan in artikel 22 van de AVG. Op deze pagina leest u wanneer sprake is van een geautomatiseerd besluit, welke uitzonderingen mogelijk zijn en welke verplichtingen voor uw organisatie gelden. Ook leest u welke rechten sollicitanten hebben en welke maatregelen u moet nemen om die rechten te waarborgen.

Reason

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft onderzoek gedaan naar het gebruik van online- en game-assessments in wervings- en selectieprocedures. Steeds meer werkgevers en assessmentbureaus gebruiken online- en game-based assessments voor hun wervings- en selectieprocedures. Zij gebruiken deze testinstrumenten om sollicitanten te selecteren en te beoordelen. Deze testinstrumenten analyseren automatisch het gedrag, vaardigheden en/of de antwoorden van sollicitanten en kennen op basis daarvan een score toe. 

In de praktijk laten werkgevers een assessment meestal uitvoeren door een derde partij. In deze gevallen kan de uitkomst van een assessment, zoals een score, advies of oordeel, bepalend zijn voor de beslissing van de werkgever. In dat geval kan sprake zijn van een zogenaamd geautomatiseerd besluit. Daarvoor gelden een aantal regels.

Bij geautomatiseerde besluitvorming kunnen verschillende risico’s spelen. Bijvoorbeeld dat de uitkomsten:

• niet accuraat of betrouwbaar zijn;
• niet geschikt zijn om te beoordelen of iemand past bij de functie;
• onbedoeld discriminerende effecten hebben;
• zijn gebaseerd op onjuiste of verouderde gegevens.

Werkgevers en assessmentbureaus moeten deze risico’s herkennen en passende maatregelen nemen om ze te beperken. Uiteraard moet u ook altijd voldoen aan de algemene eisen van de AVG.

Hieronder leest u de aanbevelingen van de AP over dit onderwerp.

De regels voor een geautomatiseerd besluit 

Werkgever en assessmentbureaus mogen niet zomaar geautomatiseerde besluiten nemen over sollicitanten wanneer die besluiten rechtsgevolgen hebben of hen in aanmerkelijke mate treffen. Dat mag alleen als: 

1. Het besluit is noodzakelijk om een overeenkomst met de sollicitant af te (gaan) sluiten of uit te (gaan) voeren

Een geautomatiseerd besluit kan noodzakelijk zijn voor de totstandkoming of de uitvoering van een overeenkomst. Werving en selectie zijn gericht op totstandkoming van een arbeidsovereenkomst met de sollicitant. Daarom ligt deze uitzonderingsgrond in de praktijk vaak het meest voor de hand bij geautomatiseerde besluiten over sollicitanten.

Dat betekent echter niet dat werkgevers en assessmentbureaus hier automatisch een beroep op kunnen of moeten doen. Als u een beroep doet op deze uitzondering, moet u kunnen aantonen waarom het geautomatiseerde besluit noodzakelijk is in uw geval. Daarbij moet u beoordelen of er redelijkerwijs andere, voor de sollicitant minder ingrijpende, maar even doeltreffende alternatieven beschikbaar zijn. Is dat het geval, dan is het geautomatiseerde besluit waarschijnlijk niet noodzakelijk en dus ook niet toegestaan.

De beoordeling of een geautomatiseerd besluit noodzakelijk is, is afhankelijk van uw specifieke situatie. Daarbij kunnen onder andere de volgende factoren een rol spelen:

• het aantal verwachte en ontvangen sollicitaties;
• de omvang van uw organisatie;
• mogelijke andere relevante omstandigheden.

U kunt deze beoordeling bijvoorbeeld vastleggen in een gegevensbeschermingseffectbeoordeling(DPIA).

2. Of de sollicitant heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven

Het gebruik van uitdrukkelijke toestemming als uitzonderingsgrond voor een geautomatiseerd besluit bij werving en selectie ligt minder voor de hand. Bij een ongelijke verhouding tussen werkgever en/of assessmentbureau en sollicitant, kan toestemming niet als vrijelijk gegeven worden beschouwd. 

Er is alleen sprake van geldige toestemming als:

• de werkgever kan aantonen dat de sollicitant geen druk heeft ervaren bij het geven van toestemming, en;
• dat het geven of weigeren van toestemming geen nadelige gevolgen heeft voor de sollicitant.

Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen wanneer deelname aan een assessment of een game niet verplicht is en/of er een gelijkwaardig alternatief wordt aangeboden.

Leidt het weigeren van toestemming ertoe dat de sollicitant wordt uitgesloten van de selectieprocedure, dan is de toestemming niet vrijelijk gegeven en daarmee ongeldig.

Voor meer informatie, bekijk de EDPB-guidelines over toestemming, hoofdstuk 4.

Wat u als organisatie moet regelen

1. Passende maatregelen

U moet passende maatregelen treffen ter bescherming van de rechten, vrijheden en gerechtvaardigde belangen van de sollicitant.

Dat betekent dat u een duidelijk(e) intern(e) beleid/procedure moet hebben. Daarin beschrijft u hoe uw organisatie de rechten van sollicitanten faciliteert. De sollicitant moet tenminste de mogelijkheid hebben om:

• een geautomatiseerd besluit aan te vechten;
• diens standpunt kenbaar te maken;
• een betekenisvolle menselijke tussenkomst te krijgen.

Let op: Deze menselijke tussenkomst is iets anders dan de menselijke tussenkomst tijdens het besluitvormingsproces en vindt plaats nadat het automatische besluit is genomen. Verzoekt de sollicitant hierom, dan moet de beoordelaar alle relevante nieuwe informatie meenemen in de herbeoordeling en een nieuw besluit nemen. 

2. Informeren over geautomatiseerd besluit

Sollicitanten moeten weten dat een dergelijk geautomatiseerd besluit plaatsvindt en begrijpen hoe dit werkt, zodat zij weten welke rechten zij daarbij hebben.

U moet sollicitanten in ieder geval informeren over:

• Het bestaan van een geautomatiseerd besluit. Vermeld duidelijk dat in de wervingsprocedure gebruik wordt gemaakt van een online- of game-based assessment waarbij automatische besluiten kunnen worden genomen.
• Nuttige informatie over de onderliggende logica van het besluit. Leg in begrijpelijke, beknopte en toegankelijke vorm uit hoe het automatische besluit (bijvoorbeeld een score) tot stand komt en wat de achterliggende gedachte of criteria daarbij zijn. De informatie moet de sollicitant in staat stellen zich te beroepen op diens rechten en dus inzage geven in de score en het oordeel of advies dat het assessment verstrekt aan de werkgever.
• Het belang van het geautomatiseerde besluit en de mogelijke gevolgen voor de sollicitant. Vermeld duidelijk wat de gevolgen van een geautomatiseerd besluit kunnen zijn. Leg dit waar nodig met echte concrete voorbeelden uit, bijvoorbeeld of het kan leiden tot een afwijzing of juist een uitnodiging voor een vervolggesprek.

Deze informatie moet u aan sollicitanten verstrekken vóór of op het moment dat hun persoonsgegevens worden verwerkt. Dat is dus voordat sollicitanten deelnemen aan het online of game-based assessment dat een automatisch besluit neemt. U kunt sollicitanten bijvoorbeeld voorafgaand informeren via de vacaturetekst of uw privacyverklaring. Zo weten sollicitanten vooraf dat een dergelijke assessment deel uitmaakt van de procedure. 

Let op: Deze informatie staat los van het inzagerecht dat sollicitanten hebben op grond van artikel 15, eerste lid, onder h, AVG. In het kader van dat recht moet u, indien mogelijk, de bovenstaande elementen verstrekken voor de concrete situatie van de sollicitant, en niet slechts in algemene zin. De sollicitant heeft in dat geval recht om specifiekere informatie te krijgen over het geautomatiseerde besluit dat over diegene is genomen. Ook hier geldt dat de informatie begrijpelijk, beknopt en toegankelijk moet zijn.

Wanneer is sprake van een geautomatiseerd besluit?

Bij het gebruik van testinstrumenten kan al snel sprake zijn van een geautomatiseerd besluit in de zin van artikel 22 van de AVG. 

Werkgevers en assessmentbureaus moeten zich bij de inzet van deze testinstrumenten daarom eerst afvragen of ze gebruikmaken van een geautomatiseerd besluit. Daarvan is sprake wanneer: 

• een score volledig geautomatiseerd tot stand komt, dus zonder menselijke tussenkomst, én
• die score rechtsgevolgen heeft voor de sollicitant of diegene in aanmerkelijke mate treft. 

Een dergelijke score kan bepalend zijn voor het verdere verloop van de selectieprocedure. Soms zelfs zonder dat een medewerker de sollicitant daadwerkelijk heeft beoordeeld. In die situaties is sprake van een geautomatiseerd besluit. De score komt dan immers tot stand zonder menselijke tussenkomst en treft de sollicitant in bijna alle gevallen op zijn minst in aanmerkelijke mate. 

Werkgevers en assessmentbureaus mogen deze testinstrumenten alleen gebruiken als zij hun verwerking kunnen baseren op een van de uitzonderingsgronden van artikel 22, tweede lid, AVG, zoals hiervoor genoemd. Is geen van deze uitzonderingsgronden van toepassing, dan is het gebruik van dergelijke testinstrumenten verboden.

Wanneer is geen sprake van een geautomatiseerd besluit?

Artikel 22, eerste lid, AVG gaat over besluiten die volledig zijn gebaseerd op een geautomatiseerde verwerking en de sollicitant op zijn minst in aanmerkelijke mate treffen. Dit betekent dat er geen sprake is van menselijke tussenkomst in het besluitvormingsproces.

Als deze menselijke tussenkomst er wel is, dan is er mogelijk geen sprake van een geautomatiseerd besluit. Deze menselijke tussenkomst moet wel 'betekenisvol' zijn. Dat houdt onder meer in dat: 

• de beoordelaar bekwaam moet zijn. De beoordelaar beschikt over de kennis en vaardigheden om een afweging te kunnen maken. Dit vereist dat de beoordelaar inzicht heeft in de logica achter het geautomatiseerde systeem en in ieder geval op hoofdlijnen begrijpt hoe het besluit tot stand komt;
• de beoordelaar bevoegd moet zijn. De beoordelaar kan de uitkomst van het systeem wijzigen of overrulen en kan daarbij ook andere relevante informatie betrekken, zoals gegevens die niet door het geautomatiseerde systeem zijn verwerkt.

De bekwaamheid en bevoegdheid van de beoordelaar moeten ook niet alleen formeel worden toegekend, maar ook daadwerkelijk in de praktijk worden toegepast. Er is bijvoorbeeld geen sprake van betekenisvolle menselijke tussenkomst als de beoordelaar:

• wel formeel bij het proces is betrokken, maar geen eigen beoordelingsruimte heeft en de geautomatiseerde uitkomst altijd moet volgen; of
• slechts de rol heeft om een bepaalde score van de computer om te zetten in een negatief besluit. 

Online- en game-based assessments en de AI-verordening

Voor online- en game-based assessments die zijn gebaseerd op AI-systemen geldt vanaf 2 augustus 2026 ook de aanvullende eis dat de aanbieder het systeem zo moet ontwerpen en ontwikkelen dat het voor sollicitanten duidelijk is dat zij te maken hebben met een AI-systeem. De zesde editie van de Rapportage AI & Algoritmes Nederland (RAN) gaat hier verder op in. 

Op dit moment is er maar een beperkt openbaar overzicht van de AI-systemen die beschikbaar zijn voor werving en selectie, en welke organisaties welke systemen gebruiken. AI- en algoritmeregistratie kan hierbij helpen. De AI-verordening gaat hierbij een belangrijke rol spelen, maar ook binnen sectoren is voor het gebruik een inspanning nodig. Voor vacatureplatformen gaat de AP op basis van de Digitaledienstenverordening (DSA) beoordelen of zij voldoen aan de transparantievereisten.