33 Identificatie bij indiensttreding

Werkgevers zijn verplicht om bij indiensttreding van een nieuwe medewerker diens identiteit te controleren aan de hand van een geldig identiteitsdocument. Dit wordt de verificatieplicht genoemd. Na deze controle is de werkgever verplicht een kopie of scan van het identiteitsdocument dat is gebruikt bij de identificatie te bewaren. Bewaren is noodzakelijk met het oog op eventuele controles door bevoegde instanties, zoals de Inspectie SZW, op naleving van de verificatieplicht. De bewaarplicht van de werkgever ontslaat de individuele medewerker niet van zijn toonplicht op grond van de Wet op de identificatieplicht bij een overheidscontrole op de werkvloer.

In deze checklist worden aandachtspunten bij identificatie bij indiensttreding genoemd. De checklist heeft geen betrekking op de toonplicht voor de medewerker bij overheidscontroles of op de identificatie voor andere doeleinden, zoals beveiligingsdoeleinden.

Verificatieplicht (controle aan de hand van identiteitsdocument):

• □

  op grond van art. 28 lid 1 sub f Wet op de loonbelasting 1964 en art. 7.5 lid 1 Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011 is de werkgever verplicht om de identiteit van de medewerker te controleren. N.B.: de verwerkingsgrondslag is in dat geval art. 6 lid 1 sub c AVG;

• □

  controle dient plaats te vinden vóór de datum van aanvang van de werkzaamheden van de medewerker, of vóór de aanvang van de werkzaamheden, indien de dienstbetrekking is overeengekomen op dezelfde datum als die waarop de werkzaamheden aanvangen.
  N.B.: controle kan ook in de sollicitatiefase plaatsvinden;

• □

  controle geschiedt aan de hand van een geldig bij wet daartoe aangewezen identiteitsdocument (paspoort, identiteitsbewijs of verblijfsdocument). Een (geldig) rijbewijs is niet voldoende (zie art. 28 lid 1 sub f Wet op de loonbelasting 1964 en art. 7.5 lid 1 Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011 jo. art. 1 lid 1 onder sub 1 t/m 3 Wet op de identificatieplicht);

• □

  het identiteitsdocument moet worden gecontroleerd op echtheidskenmerken, zoals het voelbaar reliëf en het schaduwwatermerk.

Bewaarplicht (maken en bewaren kopie/scan identiteitsdocument):

• □

  op grond van art. 28 lid 1 sub f Wet op de loonbelasting 1964 en art. 7.5 lid 1 Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011 is de werkgever verplicht om een kopie of scan van een identiteitsdocument te bewaren in de salarisadministratie. Documentnummer, pasfoto en BSN moeten op het identiteitsdocument goed leesbaar zijn. N.B.:

  • de verwerkingsgrondslag voor het bewaren van de kopie of scan is art. 6 lid 1 sub c AVG;

  • een rijbewijs voldoet niet als identificatiedocument bij indiensttreding (zie hierboven);

  • art. 46 UAVG verbiedt verdere verwerking van het BSN voor andere doeleinden dan de verificatieplicht.

• □

  de kopie of scan moet worden gemaakt op het moment dat een medewerker bij de werkgever in dienst treedt (bijvoorbeeld op de eerste werkdag vóór aanvang van de werkzaamheden);

• □

  in tegenstelling tot hetgeen hierboven over het moment van controle is toegelicht, mag er geen kopie of scan van het identiteitsdocument worden gemaakt en/of bewaard van een sollicitant c.q. tijdens de sollicitatiefase;

• □

  de kopie of scan van het identiteitsdocument moet minimaal vijf jaar na einde dienstverband worden bewaard (art. 7.5 lid 4 Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2011; zie ook checklist 13);

• □

  verloopt het identiteitsdocument tijdens het dienstverband? Dan hoeft de werkgever niet opnieuw een kopie of scan van het document te maken. Dat geldt niet voor medewerkers met de nationaliteit van een land buiten de EER. Van deze groep medewerkers dient het personeelsdossier te allen tijde een kopie/scan van een geldig identiteitsdocument te bevatten;

• □

  let op bij inleenkrachten: de inlener mag van inleenkrachten geen kopie of scan van het identiteitsdocument maken en/of bewaren. Worden er krachten met de nationaliteit van een land buiten de EER ingeleend? Dan ontvangt de inlener een kopie of scan van het identiteitsdocument van deze inleenkracht via de uitlener. De uitlener is hiertoe verplicht op grond van art. 15 lid 1 Wet arbeid vreemdelingen. De inlener dient de kopie of scan vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeid door de inleenkracht is beëindigd, te bewaren (art. 15 lid 4 Wet arbeid vreemdelingen).

Overig:

Het wordt aanbevolen om, op basis van de hierboven genoemde wettelijke regelingen, een werkinstructie voor HR en/of een identificatiebeleid op te stellen. Afhankelijk van de inhoud en strekking zullen deze documenten mogelijk ter instemming aan de OR ex art. 27 WOR worden voorgelegd (zie checklist 31).