De wet bepaalt niet in welke vorm het Recht op inzage uitgevoerd moet worden. Daarom geven wij u handvatten om te voldoen aan uw plichten als verwerkingsverantwoordelijke.
A) Als een betrokkene slechts informatie wil over de verwerkingen, verstrek dan minimaal de volgende informatie:
Welke soorten persoonsgegevens u over de betrokkene verwerkt en waarom u dit doet (grondslag);
Van welke organisatie(s) u persoonsgegevens ontvangt indien dit niet direct van de betrokkene aan u is gegeven en aan welke organisaties u de persoonsgegevens doorgeeft (denk ook aan doorgifte buiten de EER), indien van toepassing;
Wat de bewaartermijnen zijn;
Welke privacyrechten betrokkenen hebben;
Wijs een betrokkene er altijd op dat hij/zij het recht heeft om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
Welke logica u toepast bij een geautomatiseerd besluit (indien van toepassing).
B) Als een betrokkene een kopie wil van diens persoonsgegevens, dan is dat ook vormvrij. De AP beveelt de volgende 2 manieren aan:
U maakt een overzicht van alle persoonsgegevens die u verwerkt van de betrokkene.
U maakt een kopie van alle documenten waarop de persoonsgegevens van de betrokkene staan.
Bij het verstrekken van een kopie op één van deze manieren is het ook van belang dat u daarnaast nog de informatie geeft zoals bij A genoemd.
Het is dus niet verplicht om altijd alle stukken fysiek te kopiëren en aan betrokkenen te verstrekken, maar het mag wel. Dit hangt erg af van het verzoek van de betrokkene en de omvang van het inzageverzoek.
Bron: DMCC
