In de Rechtspraak wordt erkend dat het recht op inzage belemmeringen kent. Zo hoeft een verwerkingsverantwoordelijke geen inzage te geven in:
Juridische analyses of documenten, waarin (vaak sporadisch) de naam van de persoon voorkomt (HvJ EU 17 juli 2014, ECLI:EU:C:2014:2081) en/of
Persoonlijke interne notities van medewerkers die niet bestemd zijn om te worden opgenomen in een dossier en die dus puur bedoeld zijn voor intern overleg (onder meer Hof Amsterdam 5 juli 2011, ECLI:NL:GHAMS:2011:BR3020; HR 29 juni 2007, ECLI:NL:HR:2007:AZ4663, ECLI:NL:HR:2007:AZ4664, ECLI:NL:HR:2007:BA3529).
Indien u als organisatie veel persoonsgegevens verwerkt of het verzoek van de betrokkene niet volledig duidelijk is, heeft u het recht om aan hem/haar verduidelijking/specificatie van diens verzoek te vragen. Let er wel op dat u een termijn hebt van maximaal één maand om een inhoudelijke reactie te geven aan de betrokkene (deze termijn kan onder strikte omstandigheden worden verlengd). Dit wordt gerekend vanaf het moment dat het verzoek door uw organisatie is ontvangen, ook al heeft u tussentijds om een verduidelijking gevraagd.
Het is niet toegestaan om aan de betrokkene kosten in rekening te brengen. Dit mag alleen in uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als een betrokkene om extra kopieën vraagt of een buitensporig uitgebreid verzoek indient.
Daarnaast moet u als organisatie een inzageverzoek bijna altijd gehoorzamen. Er zijn echter wel een aantal uitzonderingen:
Als een betrokkene herhaaldelijk (dezelfde) verzoeken indient;
Een deel van het dossier gaat over een andere betrokkene;
Er is een wettelijke grond voor het niet verlenen van inzage aan de betrokkene (op grond van art. 41 UAVG): bijv. voor bescherming van de openbare veiligheid, om strafbare feiten te voorkomen of op te sporen of om de rechten en vrijheden van anderen te beschermen.
Als u besluit om geen gehoor te geven aan een inzageverzoek, zult u dit altijd met redenen aan de betrokkene moeten melden binnen maximaal één maand. Daarbij dient u de betrokkene te wijzen op diens recht om een klacht in te dienen bij de AP of beroep aan te tekenen bij de Rechtbank.
Bron: DMCC
