QR-codes op collectebussen, virtuele rondleidingen in musea en ledenbijeenkomsten op afstand; voor maatschappelijke organisaties biedt de digitale transformatie talloze mogelijkheden om stakeholders zo goed mogelijk te bedienen. Een digitale strategie helpt om hierin de juiste (digitale) keuzes te maken. Dit biedt focus om te investeren in ontwikkelingen die bijdragen aan efficiëntere bedrijfsvoering en een grotere maatschappelijke impact.
“Wat we veel zien in het veld, is dat organisaties een digitale implementatie starten bij de oplossing en vervolgens op zoek gaan naar een probleem”, vertelt Ruben de Graaf, Senior Manager van BDO. “Tevens worden digitale implementaties te vaak vanuit een smal IT-perspectief geïmplementeerd in plaats van te kijken naar bredere organisatiecontext waarin de implementatie moet landen. Het ontbreekt regelmatig aan een visie en strategie op digitalisering.”
Om van dit thema een succes te maken, benadrukt De Graaf dat het juist belangrijk is om IT en digitalisering vanuit een bredere context te zien. “Alleen dan haal je het maximale eruit, zorg je dat een digitaal initiatief gedragen wordt en ben je alerter op wet- en regelgeving waaraan een initiatief moet voldoen. Want voldoet dat ‘handige tooltje’ wel aan privacywetgeving? En tot hoe ver reikt de verantwoordelijkheid wanneer data in de cloud zijn opgeslagen? Maar ook hoe je donateurs digitaal aan je kunt binden of ontzorgen is een actueel digitaal vraagstuk.”
Een digitale visie met strategie geeft volgens De Graaf zowel extern als intern de digitale koers aan, waardoor het duidelijker wordt hoe de digitale ontwikkelingen écht onderdeel zijn van een organisatiestrategie. “De crux is om de organisatiestrategie te vertalen naar een digitale strategie. De vraag om daarbij te beantwoorden is: welke digitale stappen kunnen we zetten om realisatie van de organisatiestrategie te versnellen, zodat de donateur, klant, lid of bezoeker nog beter en sneller worden geholpen? Met andere woorden: benut de digitale strategie als middel om de organisatiestrategie te realiseren.”
De Graaf legt uit dat in de digitale strategie vier grote thema’s samenkomen:
Dienstverlening
Bedrijfsvoering
Wet- en regelgeving
IT-landschap & security
“Hoe kun je dienstverlening verder digitaliseren en zodoende dichter bij de beleving van de klant krijgen?”, verduidelijkt De Gaaf over het eerste thema. “Denk aan de bekende Ommetje-app, waardoor mensen massaal met de Hersenstichting in contact kwamen. Of aan het verlagen van drempels om een entreebewijs online te kopen én aanvullende dienstverlening hierbij aan te bieden. Voor het thema bedrijfsvoering valt te denken aan resultaatsturing op basis van dashboard of voorspellende informatie, robotisering van werkprocessen, en dat medewerkers voldoende digitaal uitgerust zijn om hun werk te doen.”
Bij wet- en regelgeving moeten de digitale ontwikkelingen voldoen aan geldende wet- en regelgeving. “Hoe gaat de organisatie om met het verwerken van persoonsgegevens? Heeft iemand wel of niet toestemming gegeven om gegevens te delen met andere partijen? Voldoet u aan de NEN-normering van informatiebeveiliging?” Bij het thema IT-landschap & security gaat het erom dat de organisatie in control is van haar IT-landschap en bijbehorende beveiliging. De IT dient het dienstverlenings- en administratieve proces optimaal te ondersteunen, waarbij alleen informatie (van bijvoorbeeld een donateur of bezoeker) wordt vastgelegd die daadwerkelijk nodig is. “Daarnaast zorgen optimaal gekoppelde apps voor extra mogelijkheden om de bezoeker een optimale klantbeleving te bieden. Hoe gaat u om met de vraagstukken van het verzamelen van informatie en beelden van uw bezoekers? Welke medewerker mag welke informatie inzien? Wie is verantwoordelijk voor de opgeslagen gegevens als u in de cloud werkt? Dat zijn best grote uitdagingen!”
Bottom line: digitalisering is geen losstaand thema, maar onmiskenbaar een onderdeel van het grotere geheel. De Graaf: “Die organisatiecontext bepaalt in hoeverre u echt in control bent en het maximale uit digitaliseringsinitiatieven kunt halen. Zet digitale transformatie dan ook op de bestuurlijke agenda en stel een digitale visie en strategie op. De grote meerwaarde is dat u zo een belangrijke bijdrage kunt leveren aan de toekomstbestendigheid van de organisatie en aan een betere dienstverlening voor uw klanten én de interne organisatie. Hiermee draagt de digitale visie en strategie bij aan het grotere, hogere doel waar de organisatie voor staat. Tegelijkertijd vraagt digitale transformatie wel om veranderkracht van een organisatie; tenslotte is techniek slechts een middel om iets te realiseren. Het succes wordt bepaald door de mate waarin de medewerker of de klant de voordelen ervan benut.”
Waar staat uw organisatie op de vier digitaliseringsthema’s en waar wilt u naartoe? Onze specialisten helpen u graag om meer zicht te krijgen waar u nu staat, zodat u op basis van de actuele ontwikkelingen vast kunt stellen welke stappen nodig zijn om de komende jaren digitalisering in te zetten als hét middel om de organisatiestrategie te realiseren.
