Een stevige titel voor een stevig onderwerp. Want informatie die vrijelijk op het wereldwijde web kan worden verkregen, mag niet vrijelijk in een sollicitatieprocedure worden gebruikt. Ook niet als die informatie afkomstig is van een LinkedIn profiel en ook niet in coronatijden, waarbij digitaal solliciteren nog meer dan anders zal plaatsvinden. In deze bijdrage gaan we in op de spelregels rondom de screening van een sollicitant en belangrijker nog, op de mogelijkheden die u als werkgever wel hebt.
De term ‘screening’ klinkt wellicht erg zwaar, maar zo moet u dat niet zien. Onder screening moet immers iedere vorm van het natrekken van (gegevens van) de sollicitant worden verstaan. Dit kan zijn dat u een sollicitant eenvoudigweg via Google opspoort, maar het kan ook bestaan uit natrekken van opgegeven referenties. Een screening kan ook verder gaan, bijvoorbeeld doordat medische condities van de sollicitant moeten worden onderzocht of een strafbaar verleden boven water dient te worden gehaald.
Screening kan een grote impact hebben op de privacy van de sollicitant en daarom is het uitsluitend onder strikte voorwaarden toegestaan. Deze zijn:
Er is sprake van een gerechtvaardigd belang;
de screening is noodzakelijk;
de gegevens worden uitsluitend voor het noodzakelijke doel gebruikt;
de verkregen gegevens dienen het doel;
er is sprake van een adequate beveiliging van de verkregen gegevens;
zo nodig is er een DPIA vooraf gegaan;
er wordt aan de informatieplicht voldaan en
de bewaartermijn is in orde.
Niet iedere screening binnen één bedrijf kan daarom dezelfde zijn. De screening die noodzakelijk is om te toetsen of de kandidaat voor de functie van financieel directeur geschikt is, is een andere dan de screening ten behoeve van de beoogd pedagogisch medewerker. Denk hierbij niet dat met verkregen toestemming alle screening is toegestaan; een sollicitant zal doorgaans namelijk niet in alle vrijheid diens toestemming verlenen, maar veelal vanuit een vrees voor weigering instemmen. Daarmee is van een expliciete toestemming niet langer sprake.
Hoewel de meeste vereisten voor de privacyprofessional voor zich spreken, is nadere aandacht voor de informatieplicht gewenst. Want wanneer wordt nu eigenlijk aan de informatieplicht voldaan? Wij adviseren u een sollicitatierichtlijn op te stellen of ten minste het privacy statement uit te breiden met een paragraaf waarin u aandacht hebt voor de screening van de sollicitant. Hierin dient ten minste het volgende te worden opgenomen:
Wie bent u?
Welke gegevens verzamelt u van de sollicitant?
Met welk doel verzamelt u de gegevens?
Wat verwacht u van de sollicitant? Wilt u bijvoorbeeld niet dat de sollicitant een foto of het burgerservicenummer meestuurt, dan kunt u dat op deze plaats vermelden. Wilt u de keuze bieden om een video-sollicitatie in te sturen, maar is dit niet verplicht, dan kunt u ook dit op deze plaats vermelden.
Wat mag de sollicitant van u verwachten? Hoe ver reikt de screening? Welke gegevens gaat u via welke bron trachten te verzamelen? Hoe ontvangt de sollicitant deze resultaten en, even zo belangrijk, op welke wijze mag de sollicitant op de ontvangen resultaten reageren?
Met name dat laatste, het mogen reageren op ontvangen resultaten, is erg belangrijk. Wellicht hebt u immers de informatie van iemand met een gelijke naam gevonden? Of zijn er twijfelachtige gebeurtenissen uit het verleden boven komen drijven, maar heeft iemand aantoonbaar zijn of haar leven gebeterd. Dit dient stuk voor stuk onderdeel te zijn van de screening.
Wanneer een HR-functionaris wordt gevraagd of er voorafgaand aan een sollicitatie via internet wordt gezocht op een kandidaat, dan zal dit in haast alle gevallen worden bevestigd. Terwijl in nagenoeg geen enkel geval de organisatie vooraf heeft aangekondigd dat dit zal gebeuren. Onwetendheid is vaak de boosdoener, want de kandidaat heeft deze informatie toch zelf op het internet geplaatst? Hij of zij weet toch dat deze informatie online te vinden is? Neen, niet in alle gevallen. Op veel sociale media kun je anderen taggen in foto’s op jouw profiel. Zie dit maar weer van het internet verwijderd te krijgen. Of is er een negatief bericht over iemand verschenen zonder dat dit persoon hier weet van heeft.
Een ongelukkige foto gedeeld door een vroegere studievriend kan dus funest zijn voor de carrière van een kandidaat. Dit kan niet de bedoeling zijn en met een tijdige kennisgeving kan de sollicitant besluiten om nog vlug zijn sociale media-kanalen af te schermen of om specifieke foto’s te (laten) verwijderen, voordat hij de sollicitatiebrief op de (digitale) post doet. Het doet hierbij niet af dat u uitsluitend LinkedIn zou raadplegen. LinkedIn valt namelijk evengoed onder de sociale media, ook al wordt het op een meer zakelijke wijze gebruikt.
Screening via sociale media behoort zeker nog tot de mogelijkheden, maar niet eerder dan na een goede informatievoorziening aan de sollicitant. Stel een sollicitatierichtlijn op of breid het privacy statement uit om een kandidaat op LinkedIn of anderszins na te kunnen trekken. Wees helder in de bedoelingen van de screening en belangrijker nog, laat u niet afleiden door oude foto’s die duidelijk onbedoeld op het internet terecht zijn gekomen. Want hoewel ook de exploitanten van websites een privacyverplichting in de vorm van medewerking aan een verzoek tot vergetelheid hebben, blijkt het nog altijd erg lastig te zijn om sporen van het wereldwijde web te wissen. Maar dat is voer voor een geheel ander artikel.
Deze informatie en meer wordt uitgebreid besproken in het boek Privacy op de werkvloer van Melanie Hermes en Arjen van Halem. Het boek is te bestellen via de website van Berghauser Pont
Op 9 juli en 12 november verzorgt Melanie Hermes de online workshop 'Privacy op de werkvloer'.
Werkgevers zijn graag op de hoogte van het wel en wee van hun werknemers. Maar hoe ver mogen zij daar in gaan? Wat zijn de mogelijkheden en plichten op het gebied van cameratoezicht, ziekteregistratie en sollicitaties?
In de online workshop ‘Privacy op de werkvloer’ wordt uiteengezet waar alle spelers op de werkvloer aan gebonden zijn als het gaat om privacy van werknemers. Aan de hand van casuïstiek wordt het onderwerp inzichtelijk gemaakt en kunt u hiermee ook daadwerkelijk mee aan de slag.
