Met ingang van 1 januari 2020 is de regeling met betrekking tot de bewaartermijn van het medisch dossier en het jeugdhulpdossier gewijzigd. Niet alleen is de bewaartermijn van 15 jaar tot 20 jaar opgetrokken, het aanvangsmoment van de bewaartermijn is ook gewijzigd, waardoor het naleven van deze termijn eenvoudiger is geworden. Tegenwoordig geldt dat de bewaartermijn voor het hele dossier begint te lopen vanaf de laatste wijziging in het dossier. Voorheen ving bij elke vervaardiging (in de jeugdhulp: ook vanaf het tijdstip van ontvangst) van een dossierstuk de bewaartermijn ten aanzien van dat betreffende stuk aan, wat per dossier tot een veelheid van bewaartermijnen en de nodige uitvoeringsproblemen leidde. In de praktijk werd daarom reeds voor de wetswijziging op aangeven van de KNMG uitgegaan van de laatste wijziging van het dossier als begindatum voor de bewaartermijn voor het gehele dossier.
Hoewel de wetswijziging van 2020 een aanzienlijke vereenvoudiging voor de bewaarpraktijk van het medisch dossier met zich meebracht door te bepalen dat de bewaartermijn voor het gehele dossier begint te lopen vanaf het tijdstip waarop de laatste wijziging in het dossier heeft plaatsgevonden (artikel 7:454 lid 3 BW), is daarbij een in de praktijk regelmatig terugkerende vraag onbeantwoord gebleven: geldt deze regeling ook wanneer de laatste wijziging niet de in lid 1 bedoelde ‘gegevens omtrent de gezondheid van de patiënt en de te diens aanzien uitgevoerde verrichtingen’ betreft, zoals een adreswijziging?
Een bevestigend antwoord zou bijvoorbeeld betekenen dat wanneer vlak voor het einde van de — sinds de voorlaatste wijziging aangevangen — bewaartermijn het dossier wordt gewijzigd in verband met een adreswijziging, de bewaartermijn van 20 jaar opnieuw gaat lopen. En wat als in het 39ste jaar opnieuw een dergelijke wijziging plaatsvindt?
Uit de Memorie van Toelichting blijkt niet dat de wetgever deze situaties heeft overwogen[1]. Evenmin is er jurisprudentie of een uitspraak van de tuchtrechter over deze kwestie. De KNMG-richtlijn Omgaan met medische gegevens geeft hierover in paragraaf 2.7 ook geen uitsluitsel[3].
De wetgever heeft in artikel 7:454 lid 3 BW expliciet een mogelijkheid opgenomen om het dossier langer dan 20 jaar te bewaren indien dit uit ‘de zorg van een goed hulpverlener’ voortvloeit. Daarbij heeft de wetgever vooral medisch-inhoudelijke motieven voor ogen gehad[8][9]. Het lijkt daarom niet aannemelijk dat niet medisch-inhoudelijke wijzigingen onder deze regeling zouden moeten vallen.
Wanneer het dossier op medische gronden niet langer bewaard hoeft te worden, is het niet noodzakelijk om deze alsnog te bewaren wegens een adreswijziging. Bovendien verzet het beginsel van noodzakelijkheid zich hiertegen, evenals het beginsel van dataminimalisatie[10].
Ook leidt deze interpretatie tot rechtsongelijkheid: patiënten met dezelfde medische situatie zouden verschillende bewaartermijnen kunnen krijgen op basis van administratieve wijzigingen. Dit is in strijd met het gelijkheidsbeginsel uit de KNMG-Gedragscode[11].
Een niet medisch-inhoudelijke laatste wijziging van het medisch dossier leidt niet tot een nieuwe aanvang van de bewaartermijn. De wetgever heeft deze situatie klaarblijkelijk niet voorzien, en het verlengen van de termijn is ook niet noodzakelijk voor goede zorg.
Aanbevolen wordt dat de KNMG in de Richtlijn verduidelijkt dat artikel 7:454 lid 3 BW enkel van toepassing is op medisch-inhoudelijke wijzigingen. Daarnaast zou de wetgever bij een herziening (‘WGBO 2.0’) de term ‘laatste wijziging’ expliciet kunnen aanpassen naar ‘laatste medisch-inhoudelijke wijziging’.
