Levend houden van het onderwerp privacy en informatieveiligheid is lastig in de zorg. Je hebt een campagne gehouden. Voor zoiets was iedereen nog wel te porren. Maar daarna gaan we weer over tot de orde van de dag en verdwijnt het prille bewustzijn naar de achtergrond. Gelukkig zijn er genoeg mogelijkheden om dat te voorkomen.
Als je een bewustwordingsprogramma opzet, dan doe je dat op basis van onderzoek wat specifiek in jouw organisatie nodig is. Welke risico’s, welke boodschap, welke doelgroepen, welke activiteiten, overal denk je over na. Dan moet je juist voor ná een campagne ook activiteiten plannen. En dat doorzetten blijkt lastig voor veel organisaties.
Wat ook lastig is, is het bereiken van alle mensen, op een manier die bij al die mensen past. Er werken binnen je organisatie veel verschillende mensen met verschillende achtergronden en leerstijlen. Daarom is het belangrijk om verschillende soorten activiteiten op te nemen in je programma. Wat bij de een niet aanspreekt, kan een groot succes zijn bij de andere collega of andere doelgroep. Met veel variatie bereik je resultaten.
In dit artikel help ik je aan ideeën voor activiteiten in de verankeringsfase. Verankering is de zesde fase uit het Privacylabmodel, waarna de cyclus opnieuw start.
Dicht bij alle mensen op de werkvloer weet je het beste wat er leeft en kun je de meest toepasselijke informatie geven. Een privacy-officer, functionaris voor gegevensbescherming (FG) of communicatieadviseur, wie er ook verantwoordelijk is voor bewustwording, kan nooit overal zijn en kan dus niet weten wat er speelt. Een mooie schakel zijn ambassadeurs. Soms heten deze mensen taakhouder, aandachtsfunctionaris, rolhouder of nog iets anders. Teamleiders krijgen deze taak ook wel eens toegewezen. Ik kies in dit artikel verder voor de algemene benaming: ambassadeurs. Zij worden aangewezen, of beter nog: kiezen voor die rol, om binnen het team de aandacht voor privacy en informatieveiligheid levend te houden. Met een netwerk van ambassadeurs dring je door tot alle hoeken van de organisatie. Daarbij hebben ambassadeurs een voorbeeldrol en geven zij informatie aan hun collega’s. Maar het is tweerichtingsverkeer: zij informeren ook de privacy-officer of FG over waar mensen tijdens hun werk tegenaan lopen. Dat is zo waardevol!
Enthousiasme is het belangrijkste voor ambassadeurs. Maar zij moeten wel vanuit de organisatie gefaciliteerd worden. De taken die een medewerker als aandachtsfunctionaris (of hoe je het ook noemt) moet uitvoeren, komen bovenop de taken van zijn eigenlijk functie: verantwoording voor de cliënt. Aandachtsfunctionarissen zijn er voor medicatie, financiën/kas, BHV, ICT, vrijwilligers/netwerk, roosters, kwaliteit, facilitair, noem maar op. Om het hanteerbaar te houden hebben aandachtsfunctionarissen/ambassadeurs dus hulp nodig.
Een training bij de start helpt bij het vergroten van kennis en motivatie. En daarna krijgen zij de opdracht om het onderwerp in hun team te adresseren. Maar hoe dan? Als je ambassadeurs daar niet goed bij helpt, zakt ook bij hen het enthousiasme en al gauw gaat iedereen door met het dagelijks werk. Leg deze mensen in de watten, bijvoorbeeld met periodiek een bijeenkomst waar ze weer inspiratie opdoen. Ze onderhouden zo hun kennis en kunnen met elkaar bespreken waar ze tegenaan lopen. Een attentie op zijn tijd is ook fijn.
Een aanvullende manier om ambassadeurs te ondersteunen is om te zorgen dat zij materialen hebben om het onderwerp in hun team te bespreken. Als posters een onderdeel zijn van jullie campagne is het niet zo moeilijk om die als aanleiding voor steeds een kort gesprek in het werkoverleg te nemen. Je ondersteunt de ambassadeur met achtergrondkennis en eventueel tevoren opgestelde vragen voor het team, en zo is het onderwerp weer even onder de aandacht.
“Gamification” hoor je steeds vaker. De inzet van een spelvorm, maar dan leerzaam. Dit kan net zo groot of klein als je zelf wilt, van een kwartetspel tot een levend ganzenbord of een online game. Wat in ieder geval werkt is regelmatig in het werkoverleg in korte tijd een privacy-onderwerp bespreken.
Een voorbeeld van een andere werkvorm zijn discussiekaartjes. Die kunnen gaan over welke informatie er “rondslingert” op de werkplek of over andere zaken waar medewerkers in hun dagelijkse praktijk tegenaan lopen. Je kunt in groepjes over verschillende kaartjes discussiëren of ieder werkoverleg afsluiten door met z’n allen kort één kaartje te behandelen
Martine van de Merwe is auteur van het boek 'Zorg voor privacy'
Op 12, 19 en 26 maart 2020 vindt de driedaagse opleiding Privacy in het sociaal domein plaats.
Sinds de decentralisaties in 2015 wordt intensief samengewerkt tussen hulpverleners en ambtenaren, maar ook tussen instanties en gemeenten onderling. Hierbij worden gevoelige, vaak bijzondere persoonsgegevens uitgewisseld. Hoe kan een effectieve samenwerking georganiseerd worden waarbij de ambtenaar de wet uitvoert, de hulpverlener zijn integriteit bewaart en de privacy van cliënten beschermd blijft?
De opleiding wordt geleid door privacyjurist Corrie Ebbers en is bestemd voor medewerkers en juristen van gemeenten en zorgaanbieders die aangewezen zijn als kwaliteitsfunctionaris, privacydeskundige of functionaris gegevensbescherming in het sociaal domein.
Meer informatie over de opleiding
