CIO-Rijk heeft in samenwerking met de privacy-adviseurs van de Rijksoverheid en het PAR-team (Privacy Adviseur Rijk) het beleid rond e-mailarchivering doorgelicht op privacy-risico’s. Het is vervolgens aangescherpt met maatregelen om de rest-risico’s terug te brengen naar een acceptabel niveau. Hierdoor is het beleid klaar voor goedkeuring en kan het nu verder in het besluitvormingstraject.
De volgende stap is om het beleid voor akkoord voor te leggen aan de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR) en de Groepsondernemingsraad Rijk (GOR), de overkoepelende ondernemingsraad van de Rijksoverheid. Na vaststelling kan het vervolgens binnen alle overheidsorganisaties worden geïmplementeerd.
Binnen de Rijksoverheid is e-mailarchivering een onderwerp dat al geruime tijd speelt. Hierbij lopen belangen en wetgeving uiteen. Vanuit de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo) is er de wens tot transparante besluitvorming, verantwoording en openbaarheid. Tegelijkertijd is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) er om de privacy te bewaken van zender, ontvanger en degenen die onderwerp zijn in de e-mails. Dit maakt het lastig om een gedragen beleid te ontwikkelen voor het opslaan en archiveren van e-mailverkeer.
Het beleid is tot stand gekomen door samenwerking tussen onder andere het Nationaal Archief, CIO-Rijk en Programma Open Overheid.
Wil je meer weten over het beleid en e-mailarchivering? Bekijk dan het nieuwsbericht en de ontwikkelingen op de website van Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI)(link naar andere website).
