De gemeente Utrecht is genomineerd voor de Privacy Awards 2025 met haar initiatief om gemeentelijk privacy beleid toegankelijk te maken voor alle inwoners. Samen met specialisten als ontwerpbureau Patroon Legal Design en advocatenkantoor De Roos wist de gemeente Utrecht op haar website duidelijker te communiceren aan haar bewoners welke gegevens de gemeente over hen verwerkt en voor welke doeleinden. In dit interview vertellen Yvonne Staal, Chief Privacy Officer bij de gemeente Utrecht, en Savannah Koomen, Legal Designer bij Patroon, over hun innovatieve aanpak om complex privacy jargon om te zetten naar begrijpelijke taal en beelden.
Het idee ontstond toen Staal tijdens een bezoek aan rechtenstudenten op de Universiteit Utrecht ontdekte dat zelfs zij moeite hadden met het begrijpen van de privacyverklaring van hun gemeente. "Als rechtenstudenten al niet snappen wat wij doen op basis van de informatie die wij presenteren, dan doen we iets niet goed," vertelt Staal. Dit was voor haar een belangrijke aanleiding om de privacyverklaring van de gemeente grondig aan te pakken.
De gemeente werkte samen met advocatenkantoor De Roos en ontwerpbureau Patroon om de informatie toegankelijk te maken. "We hebben onze vaardigheden op gebied van juridische kennis en ontwerp ingezet om juridische informatie begrijpelijk, toegankelijker en vooral gebruiksvriendelijker te maken," legt Koomen uit. Het team selecteerde uit ongeveer 300 verwerkingsprocessen de 90 belangrijkste processen waar inwoners mee te maken krijgen.
De processen zijn inzichtelijk gemaakt met behulp van infographics en afbeeldingen die duidelijk maken welke gegevens door de gemeente worden verwerkt en wat ermee gebeurt. Koomen: "Wat wil iemand eigenlijk weten als iemand een privacy policy leest? Vragen zoals: Welke gegevens worden van mij verwerkt? Wat gebeurt er met die gegevens?" Ook is er kritisch gekeken naar het taalgebruik. "We hebben overal getracht om B1-niveau te hanteren," vertelt Staal. "Een term als 'geautomatiseerde besluitvorming', wat vrij essentieel is in de AVG, snapt geen mens op straat."
Een concreet voorbeeld van de vernieuwende aanpak is de manier waarop 'fiscale parkeerhandhaving' wordt uitgelegd. "Voor de burger is dat natuurlijk gewoon: ik heb geparkeerd en ik moet betalen," zegt Koomen. "Die omzetting van ambtelijke taal naar iets wat de burger begrijpt, dat is eigenlijk de kern van wat we steeds hebben gedaan."
Dit initiatief kan als voorbeeld dienen voor andere gemeenten. "Elke gemeente zou in principe wat wij hebben gemaakt kunnen kopiëren als ze diezelfde vertaalslag maken als wij," stelt Staal. De basis van gemeentelijke taken is overal vergelijkbaar, waardoor de opzet eenvoudig kan worden overgenomen.
Voor specialisten en mensen die meer willen weten over het privacybeleid, blijft het volledige verwerkingsregister beschikbaar. "Maar wij wilden juist de stap extra zetten voor de mensen die niet gewend zijn aan juridisch taalgebruik," benadrukt Staal.
Met dit initiatief toont de gemeente Utrecht aan dat het mogelijk is om te voldoen aan de transparantie-eisen van de AVG op een manier die voor alle inwoners begrijpelijk is. De nominatie voor de Privacy Awards 2025 onderstreept het innovatieve karakter van deze aanpak.
