Dat IT-projecten niet altijd goed verlopen is een feit. Vertragingen, ontbrekende functionaliteiten, verschillende verwachtingen, tegenvallende performance en discussies over de kosten van extra werk, zijn zo wat van de redenen dat opdrachtgever en leverancier tegenover elkaar komen te staan.
Als goede gesprekken en escalaties niet tot een oplossing leiden, lijkt de weg naar de rechter haast onvermijdelijk. In veel gevallen is dat ook de beste weg. De rechter zal uiteindelijk een knoop doorhakken en bepalen wie de procedure wint en wie verliest.
Gelijk krijgen bij de rechter is echter niet altijd de best denkbare uitkomst. De rechter is gebonden aan de vorderingen van partijen en het recht geeft partijen eigenlijk maar weinig mogelijkheden. De overeenkomst kan worden ontbonden wegens wanprestatie, vernietigd op grond van dwaling en er kan schadevergoeding of betaling van de openstaande facturen worden gevraagd. Meer mogelijkheden zijn er eigenlijk niet.
Natuurlijk, in theorie kan ook nakoming van de projectverplichtingen worden gevraagd, maar dat lijkt in veel gevallen geen echte optie te zijn. Immers, het geschil draait in vaak om het feit dat het project niet goed loopt. Om door te kunnen gaan, moet er iets veranderen in de samenwerking en dat kan een rechter niet opleggen. Die is gebonden aan wat er in de overeenkomst staat.
In alle gevallen waarin juridisch gelijk krijgen niet per se betekent dat daarmee ook de werkelijke belangen van een partij worden gediend, zou mediation een goed alternatief voor de gang naar de rechter zijn.
Heel in het kort, mediation is het proces waarbij de partijen onder begeleiding van een onafhankelijke derde – de mediator –met elkaar in gesprek gaan om te zoeken naar een oplossing voor de gerezen discussiepunten die voldoende recht doet aan de belangen van beide partijen. Die belangen kunnen heel divers zijn. Partijen kunnen vooral behoefte hebben aan afronding van het project, eventueel in een aangepaste vorm. Het belang kan ook gelegen zijn in het bewaren van de vertrouwelijkheid of het zo snel mogelijk uit de boeken hebben van een financiële claim. Het behalen van een bonus of tevreden stellen van toezichthouders of aandeelhouders kan ook een rol spelen om tot een oplossing te komen.
Ten opzichte van de gerechtelijke procedure kent mediation een aantal duidelijke voordelen. Allereerst, het proces is vertrouwelijk. Wat er in de mediation wordt gezegd of wordt ingebracht kan niet later bij de rechter worden gebruikt.
Mediation gaat verder een stuk sneller dan een procedure bij de rechter. Met een paar sessies zou binnen een paar maanden duidelijk moeten zijn of er een oplossing kan worden gevonden. Indien een partij twijfelt tussen mediation en de rechter, zou mediation ook als tussenstap kunnen worden geprobeerd. Er gaat niet veel tijd verloren als er geen oplossing wordt gevonden.
Omdat de mediation niet lang hoeft te duren, zullen de kosten ook meevallen. Uiteraard moet de mediator worden betaald en een rechter niet. De kosten van de mediator worden doorgaans door beide partijen gedeeld. Met name de kosten van advocaten zullen fors lager liggen dan bij het doorlopen van een volledige procedure bij de rechter.
Over de rol van de advocaten nog het volgende. Omdat het niet gaat om juridisch gelijk krijgen maar om het onderzoeken van de belangen van partijen om langs die weg tot een goede oplossing te komen, is het bij een mediation niet verplicht om een advocaat aan de sessies te laten deelnemen. Advocaten zullen wel een goede rol kunnen spelen in de voorbereiding van de partijen. Het is vervolgens aan de partijen en de mediator gezamenlijk om te bepalen of advocaten (of andere adviseurs) bij de sessies zullen zijn.
Advocaten bij de sessies vraagt wel bijzondere aandacht. Het is cruciaal dat alle aanwezigen zoveel mogelijk wegblijven van het bepleiten van het juridische standpunt. Dat helpt namelijk niet (of nauwelijks) bij het zoeken naar oplossingen. Advocaten zijn doorgaans gefocust op het juridische dus het vraagt wel wat van de advocaat om niet te pleiten maar meer in een begeleidende rol te stappen. Als dat lukt, kan de advocaat een belangrijke toegevoegde waarde hebben.
Mediation heeft voor sommigen nog een wat soft imago. Niet terecht, omdat de ervaring leert dat mislukte IT-projecten veelal gepaard gaan met heftige (persoonlijke) emoties. Die moeten uit de weg worden geruimd vervolgens naar oplossingen te kunnen kijken. Een goede advocaat kan zijn cliënt met de nodige distantie in dit soms pijnlijke proces begeleiden.
