De Europese Commissie (EC) heeft een nieuw modelcontract goedgekeurd dat bedrijven kunnen gebruiken voor de doorgifte van persoonsgegevens vanuit de EU naar landen daarbuiten. Bedrijven die nu al een modelcontract als doorgifte-instrument gebruiken, krijgen in totaal 18 maanden de tijd om hun huidige contracten in lijn te brengen met het nieuwe modelcontract.
Door een modelcontract te gebruiken, kunnen bedrijven (en andere organisaties) persoonsgegevens van bijvoorbeeld klanten of werknemers goed beschermen. Ook al sturen ze die persoonsgegevens door naar landen waar persoonsgegevens in principe minder goed beschermd worden dan in Europa.
Een contract is vereist als een bedrijf persoonsgegevens doorgeeft vanuit de EU naar zo’n land. Het nieuwe modelcontract vervangt de modelcontracten die de EC eerder vastgesteld heeft. Door een modelcontract te gebruiken, hoeven ondernemers zo’n contract niet volledig zelf op te stellen. Een andere naam voor een modelcontract is standard contractual clauses, SCC’s of standaardcontractbepalingen.
Het nieuwe modelcontract is flexibeler dan de oude modelcontracten en bestrijkt meerdere situaties. Daarom zijn in het document verschillende modules opgenomen.
Het nieuwe modelcontract bestaat uit een algemeen gedeelte en de volgende 4 modules:
- doorgifte van verwerkingsverantwoordelijke naar verwerkingsverantwoordelijke;
- doorgifte van verwerkingsverantwoordelijke naar verwerker;
- doorgifte van (sub)verwerker naar (sub)verwerker;
- doorgifte van (sub)verwerker naar verwerkingsverantwoordelijke.
Het nieuwe modelcontract houdt rekening met de uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie van juli 2020 in de zaak Schrems II. Het modelcontract bevat onder meer een overzicht van de stappen die bedrijven moeten nemen om te voldoen aan de wet na de Schrems II-uitspraak. In deze zaak verklaarde de rechter het EU-VS privacy shield (privacyschild) ongeldig, omdat de Amerikaanse overheid persoonsgegevens onvoldoende beschermt. Daardoor mogen bedrijven niet zomaar persoonsgegevens meer doorgeven vanuit de EU naar de VS.
Volgens het Hof kunnen modelcontracten wel een geldige grondslag bieden voor doorgifte van gegevens naar landen buiten de EU. Maar alleen als in de praktijk een gelijkwaardig beschermingsniveau kan worden gewaarborgd. Is er geen sprake van een gelijkwaardig beschermingsniveau in het land van bestemming? Dan moeten bedrijven aanvullende maatregelen nemen om daar alsnog voor te zorgen.
De Europese privacytoezichthouders, verenigd in de European Data Protection Board (EDPB), hebben aanbevelingen opgesteld met voorstellen voor dit soort maatregelen. Is een gelijkwaardig beschermingsniveau niet haalbaar? Dan moet het bedrijf afzien van doorgifte van persoonsgegevens. De AP adviseert bedrijven en andere organisaties dan om persoonsgegevens in de EU te houden.
Bedrijven moeten nu bekijken of zij in lopende contracten de oude modelcontracten gebruiken. Als dit zo is, en als de contracten een looptijd hebben van langer dan 18 maanden, moeten zij overstappen op het nieuwe modelcontract.
Samen met het nieuwe modelcontract heeft de EC een standaardverwerkersovereenkomst aangenomen. Deze overeenkomst helpt bedrijven om om AVG-proof afspraken te maken met hun verwerkers. Wanneer een organisatie een andere organisatie inschakelt om gegevens te verwerken, moeten die 2 organisaties een verwerkersovereenkomst sluiten. In een verwerkersovereenkomst leggen beide partijen afspraken vast over wat de verwerker wel en niet mag doen met die persoonsgegevens.
