In een vergaderruimte ergens in het hart van Noord-Brabant zit Paul Hogenhuis, juridisch adviseur bij de provincie, met een stapel documenten voor zich. Het is 2010 en ondanks de opmars van digitalisering, zucht hij onder de fysieke poststromen.
Gemeentebegrotingen, bestemmingsplannen en communicatie met ondernemers – alles komt binnen in dikke, papieren pakken. Hogenhuis: “Je moet je voorstellen dat we een scanstraat hadden waar de post handmatig werd verwerkt. Vaak kreeg je scheve scans terug en dan moest je opnieuw beginnen. Het kostte zoveel tijd.”
Maar het tij keert. Een nieuwe digitale tool, de Berichtenbox, wordt geïntroduceerd. Al snel ontstaat er een ambitieus plan: de provincie Noord-Brabant wil deze digitale postbus volledig integreren in haar werkprocessen. Hogenhuis herinnert zich de eerste ontmoeting met de gedeputeerde voor Economische Zaken, de heer Pauli. “Hij zei meteen: ‘Dit is geweldig, maak een afspraak. We gaan hiermee aan de slag.’ Het enthousiasme van de gedeputeerde gaf ons een enorme boost.”
De inzet van de Berichtenbox is geen op zichzelf staande beslissing; het past in het bredere beleid van de provincie om te behoren tot de top 5 innovatieve regio’s van Europa. “Hoe kunnen we onszelf de regio van ASML en de Automotive Campus noemen, als onze eigen processen niet mee evolueren?” zegt Hogenhuis met een glimlach.
Het implementatieproces verloopt echter niet zonder uitdagingen. De provincie begint met een pilot en koppelt de Berichtenbox via een Digi-koppeling aan hun formulierengenerator en hun zaaksysteem. Hogenhuis legt uit: “In het begin was er veel handmatig werk. Onze Documentaire Informatie Voorziening (DIV)-afdeling moest dagelijks notificaties volgen en berichten verwerken. Maar naarmate we de koppelingen verbeterden, werden die processen een stuk efficiënter.” Inmiddels is de Berichtenbox niet meer weg te denken. Van het versturen van omgevingsvergunningen door de omgevingsdienst tot het goedkeuren van gemeentebegrotingen – alles verloopt soepel en veilig.
De voordelen van de Berichtenbox zijn enorm voor medewerkers. Hogenhuis geeft een treffend voorbeeld: “Vroeger kwam er van 60 Brabantse gemeenten een dik pak post binnen voor de goedkeuring van begrotingen. Dat moest door de scanstraat, waarna een medewerker een pdf kreeg die vaak scheef stond. Nu komt alles digitaal binnen in de Berichtenbox – een Word-document dat meteen bruikbaar is. Dat scheelt zóveel tijd.”
Ook voor ondernemers biedt de Berichtenbox een uitkomst. Ze hebben 24/7 toegang tot hun post via een veilig en betrouwbaar kanaal. “Het is niet alleen een kostenbesparing voor de provincie, maar ook voor ondernemers. Minder portokosten, minder administratieve rompslomp. Het is echt een win-win”, vertelt Hogenhuis.
Met trots vertelt Hogenhuis dat Noord-Brabant een pionier was in het gebruik van de Berichtenbox en dat hun aanpak andere overheidsorganisaties heeft geïnspireerd. “We hebben zelfs gemeenten actief geholpen om warm te draaien met hun eigen accounts. Inmiddels gebruiken alle Brabantse gemeenten de Berichtenbox en dat maakt interbestuurlijke samenwerking zoveel eenvoudiger.”
Maar er is nog werk te doen. Hogenhuis sluit af met een oproep: “Als je organisatie nog niet volop gebruikmaakt van de Berichtenbox, begin dan vandaag. Zorg voor bestuurlijke ‘backing’; stel een projectteam samen en leer van de ervaringen van anderen. Dit is niet alleen een handige tool – het is een essentieel onderdeel van de moderne overheid.”
Op de hoogte blijven van alle Berichtenbox-ontwikkelingen? Meld je aan voor de informatieservice(link naar andere website). Of
