De gezinskaarten 1920-1930 mogen onder voorwaarden online worden gezet. Dit is de uitkomst van een risicoanalyse door een werkgroep van de beroeps- en brancheorganisatie voor archieven KVANBRAIN.
Gezinskaarten zijn onderdeel van een oud bevolkingsregistratiesysteem. Diverse archiefinstellingen hebben gezinskaarten gedigitaliseerd en online gepubliceerd. Toen kwam aan het licht dat hierop nog (bijzondere) persoonsgegevens stonden van levende personen. Het beschikbaarstellen daarvan is niet toegestaan volgens de AVG en artikel 2a sub d van de Archiefwet. Online publicatie van deze gegevens zonder toestemming geldt als een onrechtmatige verwerking. Het advies van de VNG was daarom de gezinskaarten van het internet te halen.
De werkgroep beoordeelt het risico voor betrokkenen (discriminatie, profilering) als beperkt, gelet op datering en technische mogelijkheden om informatie (niet) te combineren. Zij bepleit een mix van vijf maatregelen:
Waar dit bij overbrenging naar de archiefbewaarplaats niet is gebeurd, alsnog een beperking openbaar stellen op de openbaarheid van de gezinskaarten.
Het plaatsen van een privacyverklaring, waarin de gebruiker erop wordt gewezen dat hij de gegevens slechts voor historische, wetenschappelijke of statistische doeleinden mag gebruiken.
Geen gezinskaarten publiceren waarbij de geboortedatum van het gezinshoofd recenter is dan 100 jaar.
Het afdekken van het bijzondere persoonsgegeven door de kolom 'religie' op de scans van de gezinskaarten onleesbaar te maken.
Het zorgen voor blijvende onvindbaarheid van de persoonsgegevens door zoekmachines.
Het gaat om de combinatie van vijf maatregelen; elk afzonderlijk zijn ze niet voldoende om de privacy te waarborgen.
De risicoanalyse is een hulpmiddel om de besluitvorming lokaal te ondersteunen. Elke verantwoordelijke gemeente en/of archiefinstelling is en blijft wel zelf verantwoordelijk en aansprakelijk voor de maatregelen die men in de eigen gemeente(n) neemt.
Uit overleg met de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is gebleken, dat de toezichthouder dit een goed model risico-analyse vindt. Het advies van de AP is ook om altijd de eigen FG te betrekken.
Wij adviseren gemeenten over eventuele verlenging van de openbaarheidsbeperking (punt 1) overleg te voeren met de provincie. Volgens de Archiefwet moeten Gedeputeerde Staten een machtiging tot een langere beperking dan 75 jaar verlenen (artikel 15 lid 4 Aw).
