Wie solliciteert naar een baan, geeft behoorlijk wat van zijn privacy prijs. Zo staat er op je curriculum vitae (cv) onder meer je voor- en achternaam, woonplaats, adres- en contactgegevens. Ook informatie over je arbeidsverleden, nevenactiviteiten en opleidingen worden vaak op cv’s genoemd. Sollicitanten verwerken soms ook vertrouwelijke informatie in hun cv of motivatiebrief, zoals nationaliteit, religie, rijbewijzen waar ze over beschikken of burgerlijke staat.
Naast cv’s en motivatiebrieven verzamelen werkgevers vaak ook op andere manieren informatie over sollicitanten. Als recruiters meerdere potentiële kandidaten op het oog hebben, zoeken ze wellicht op internet naar aanvullende achtergrondinformatie. Soms screenen ze kandidaten. Bij een kennismakings- of vervolggesprek vragen ze de werkzoekenden vaak het hemd van het lijf. Tot slot kunnen onderzoeken onderdeel uitmaken van de sollicitatieprocedure. Dan moet je denken aan bijvoorbeeld een medische keuring of psychologische test.
Al met al krijgen human resource-medewerkers veel persoonlijke en privacygevoelige informatie van sollicitanten te zien en te horen. Niet voor niets zijn er allerlei wetten en regels om de privacy van sollicitanten te beschermen als ze bij een bedrijf of organisatie solliciteren. In dit artikel staan we stil bij deze spelregels. We behandelen vier onderwerpen:
Verwerken en bewaren van persoonsgegevens.
Screenen van sollicitanten.
Wat recruiters niet mogen vragen tijdens een sollicitatiegesprek.
Rechten en plichten bij een aanstellingskeuring.
Een cv kun je beschouwen als het visitekaartje van een sollicitant. Het zegt iets over wie hij is en waar hij vandaan komt, maar ook welke opleidingen, cursussen en workshops hij gevolgd heeft, voor welke bedrijven en organisaties hij heeft gewerkt en waar zijn kennis en expertise liggen. Soms vermelden sollicitanten ook hun prestaties, publicaties, nevenactiviteiten of testimonials. Kortom, een cv is een bloemlezing van iemands (arbeids)verleden.
Er zijn vijf bijzondere regels of situaties om op te letten:
Een cv staat boordevol persoonsgegevens. Dergelijke informatie mag niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze verzameld en verwerkt is, zo klinkt het in juridisch jargon. Hoe lang deze bewaartermijn is, verschilt per situatie. Als een sollicitant een afwijzing krijgt, is het volgens de Autoriteit Persoonsgegevens gebruikelijk dat alle gegevens binnen vier weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure worden vernietigd. Dat geldt ook voor eventuele schriftelijke of digitale aantekeningen die een recruiter maakt.
Het datalek bij Homerun maakt pijnlijk duidelijk waarom de bewaartermijn zo kort is. Door een kwetsbaarheid in de Apache webserversoftware slaagden hackers erin om de hand te leggen op de access tokens van Amazon Web Services (AWS). Zo hadden ze toegang tot de klantgegevens van zo’n 1.500 klanten. Uit vervolgonderzoek van VPNGids.nl bleek dat bedrijven als Amac, Blendle en Tony’s Chocolonely persoonsgegevens van sollicitanten jarenlang bewaarden, wat uiteraard niet de bedoeling is.
Als een werkgever aanknopingspunten ziet, kan hij aan de sollicitant vragen of hij zijn gegevens langer mag bewaren. In dat geval wordt een bewaartermijn van één jaar aangehouden. Als een sollicitant in dienst treedt, mogen zijn persoonsgegevens tot twee jaar na het beëindigen van zijn dienstverband bewaard worden. Dat geldt ook voor zaken als beoordelingsgesprekken, gegevens over ziekteverzuim en arbeidsovereenkomsten.
Tijdens de sollicitatieprocedure mag een werkgever niet om een kopie van een paspoort of ander identiteitsbewijs vragen van sollicitanten. De reden daarvoor is simpel: deze documenten bevatten gegevens die niet relevant zijn voor de sollicitatie. Waar heeft een werkgever bijvoorbeeld een burgerservicenummer of ID-nummer voor nodig?
Identiteitsbewijzen zijn bovendien voorzien van een pasfoto. Zo’n foto geeft meer informatie weg dan je misschien op het eerste oog denkt. De manier waarop iemand zich kleedt, kan iets zeggen over zijn geloofsovertuiging. Hetzelfde geldt voor de huidskleur of gezondheid. De huidskleur verklapt mogelijk iemands etniciteit of afkomst. Een zichtbare handicap, zoals blindheid aan een oog, zegt iets over de fysieke gesteldheid van een kandidaat. Daarom mogen potentiële werkgevers niet om een kopie van een identiteitsbewijs vragen.
Dat verandert op het moment dat een sollicitant in dienst treedt. Dan is een werkgever gebonden aan de identificatieplicht. Deze bestaat uit drie onderdelen:
Verificatieplicht: de werkgever moet de echtheid en geldigheid van het identiteitsbewijs controleren en vaststellen.
Bewaarplicht: de werkgever heeft de plicht om een kopie van het identiteitsbewijs te maken en in de personeelsadministratie te bewaren. Mocht de geldigheid tijdens het dienstverband verlopen, dan hoeft de werkgever niet opnieuw om een kopie te vragen.
Zorgplicht: dit houdt in dat een werkgever zijn medewerkers in staat moet stellen om tijdens het werk aan hun identificatieplicht te voldoen. Een werkgever moet zijn werknemers erop wijzen dat ze ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten dragen.
De bewaartermijn van een kopie van een identiteitsbewijs bedraagt vijf jaar nadat de medewerker uit dienst is getreden.
Etniciteit, gezondheid, godsdienst: dit soort gegevens noemt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bijzondere persoonsgegevens. Lidmaatschap van politieke of maatschappelijke organisaties, seksuele geaardheid, genetische en biometrische gegevens zijn eveneens voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens. De Europese privacywetgeving verbiedt werkgevers om dergelijke gegevens te verzamelen en te verwerken. Er zijn een aantal uitzonderingen, bijvoorbeeld als de verwerking noodzakelijk is vanwege een ‘zwaarwegend algemeen belang’.
Hoe zit het als een werkgever aan sollicitanten vraagt om via de webcam te solliciteren? Het uitgangspunt is dat een werkgever niet mag eisen dat een kandidaat via de webcam solliciteert. Hiervoor geldt hetzelfde uitgangspunt als bij een kopie van een identiteitsbewijs, namelijk dat via een webcam bijzondere persoonsgegevens verzameld kunnen worden. Het bedrijf of de instantie kan de sollicitant wel de keuze voorleggen om via Zoom of Skype te solliciteren. Als de sollicitant daarmee instemt, geeft hij goedkeuring om bijzondere persoonsgegevens te verwerken.
Sollicitanten hebben tijdens en na hun sollicitatie allerlei rechten. Om te beginnen mogen ze vragen welke persoonsgegevens een werkgever van hen heeft verwerkt. Dit noemen we het recht op inzage. De basis hiervoor vinden we in artikel 15 van de Europese privacywetgeving. Mochten werkzoekenden merken dat sommige gegevens niet correct zijn, dan mogen ze deze laten wijzigen. Dit wordt ook wel het recht op rectificatie genoemd (artikel 16 AVG).
Daarmee samenhangend mogen sollicitanten werkgevers vragen om hun gegevens te wissen. Na een afwijzing heeft een werkgever deze gegevens immers niet meer nodig. Dit recht heet het recht op vergetelheid en is geregeld in artikel 17 van de AVG. Werkzoekenden kunnen tevens gebruikmaken van het recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG). Ze vragen dan aan het bedrijf waar ze gesolliciteerd hebben om minder gegevens te verwerken. Deze heeft de gegevens niet langer nodig voor het doel waarvoor het bedrijf in eerste instantie de persoonsgegevens bewaarde.
Verder hebben sollicitanten recht op het overdragen van hun persoonsgegevens. Het recht op overdraagbaarheid van gegevens wordt ook wel dataportabiliteit genoemd (artikel 20 AVG). Het idee hierachter is dat werkzoekenden hun persoonsgegevens kunnen opvragen bij het bedrijf waar ze gesolliciteerd hebben, om ze daarna over te dragen aan een andere partij dat een vacature heeft openstaan. Sollicitanten kunnen ook vragen of het bedrijf deze gegevens rechtstreeks overdraagt aan een andere organisatie.
Als sollicitanten worden aangemeld voor een nieuwsbrief of andere vorm van direct marketing nadat ze gesolliciteerd hebben, dan kunnen ze hier bezwaar tegen indienen. Het bedrijf mag dan niet langer persoonsgegevens verwerken om reclame te sturen. Artikel 21 van de Europese privacyregelgeving regelt het recht van bezwaar.
Tot slot mogen werkzoekenden eisen dat ze niet onderworpen zijn aan geautomatiseerde besluitvorming (artikel 22 AVG). Dat houdt in dat er iemand persoonlijk naar de sollicitatie heeft gekeken en zijn cv en motivatiebrief heeft afgewogen tegen die van andere sollicitanten. Bedrijven die een computerprogramma of algoritme automatisch een besluit laten nemen, maken veelal gebruik van profilering. Als een sollicitant om die reden niet voor een kennismakingsgesprek wordt uitgenodigd, kan hij claimen dat het systeem mogelijk een foute uitkomst heeft gegeven. Hij kan dan afdwingen dat het bedrijf opnieuw naar zijn sollicitatie kijkt en dat de potentiële werkgever een nieuwe afweging maakt.
Als werkgevers ergens waarde aan hechten, is het wel dat zijn medewerkers betrouwbaar zijn. Dat is niet voor niets. Stel dat een kinderdagopvang een pedagogisch medewerker zoekt. Dan wil je iemand van onbesproken gedrag. Als ouder vertrouw je de zorg van je zoon of dochter waarschijnlijk niet toe aan iemand die een verleden als seksdelinquent heeft. En je wil toch ook niet dat agenten of bijzonder opsporingsambtenaren (boa’s) een loopje met de regels nemen omdat ze omgekocht worden?
Om die reden is het voor sommige functies wettelijk verplicht om kandidaten vooraf te screenen. Naast pedagogisch medewerkers en politieagenten worden ook bijvoorbeeld docenten in het onderwijs en beroepschauffeurs vooraf gescreend.
Screening betekent dat een werkgever een onderzoek instelt naar de integriteit van een sollicitant. In de praktijk probeert een recruiter meer informatie over potentiële werknemers te vergaren, bijvoorbeeld door hun cv te bestuderen, referenties te benaderen, zijn naam door een zoekmachine te halen, of een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te vragen.
We bespreken hieronder 5 aspecten van screening:
Een screening kan behoorlijk ingrijpend zijn voor de privacy van sollicitanten. Daarom gelden er strenge voorwaarden. Om te beginnen moet een werkgever een gerechtvaardigd belang hebben om kandidaten te screenen.
Artikel 6 van de AVG noemt zes grondslagen waarop de verwerking van persoonsgegevens rechtmatig is: als de betrokkene hiervoor toestemming geeft, als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene, om een taak van algemeen belang of openbaar gezag uit te oefenen (zoals het bewaken van de volksgezondheid), of het behartigen van gerechtvaardigde belangen (denk aan fraude met belastinggeld). Het bedrijf waar de sollicitant solliciteert bepaalt welke grondslag van toepassing is.
Saillant detail: screening van nieuwe personeelsleden kan niet gebaseerd zijn op toestemming van de betrokkenen. Europese wetgeving eist namelijk dat sollicitanten deze toestemming in vrijheid dienen te geven. Als er op enige wijze sprake is van dwang, is de toestemming van de betrokkene niet rechtsgeldig. Aangezien sollicitanten zich in een afhankelijke positie bevinden, kunnen zij zich onder druk gezet voelen om hiermee in te stemmen.
Als tweede voorwaarde geldt dat screening noodzakelijk is. Of dat zo is, hangt af van de functie. Het zal voor zich spreken dat een werkgever meer zorg en aandacht besteedt aan het selectieproces als medewerkers met kleine kinderen of kwetsbare jongeren werken, toegang hebben tot grote sommen geld of regelmatig in aanraking komen met vertrouwelijke of geheime informatie. Dan wil een werkgever zeker weten dat de degene die hij in dienst neemt te vertrouwen is.
En ten derde moet een werkgever een sollicitant vooraf informeren als een screening deel uitmaakt van de sollicitatieprocedure. Hij moet uitleggen waarom hij screening noodzakelijk vindt, welke gegevens hij onderzoekt en waarom deze informatie relevant is voor de functie waarop de kandidaat solliciteert. Na afloop moet de werkgever de uitkomsten van het onderzoek delen met de sollicitant.
Let wel: tijdens het screeningproces mogen werkgevers alleen naar noodzakelijke gegevens kijken. Zaken zoals de gezondheid van een sollicitant mogen in beginsel geen rol spelen, tenzij een medische keuring wettelijk verplicht of een algemene voorwaarde is. Bij profvoetballers, beroepschauffeurs, brandweerpersoneel en politieagenten is dat het geval. In de sectie ‘Rechten en plichten bij een aanstellingskeuring’ staan we daar uitgebreider bij stil.
Bij sommige functies vraagt de werkgever om een Verklaring Omtrent het Gedrag of VOG. Een VOG is feitelijk niets meer dan een verklaring waarin staat dat een kandidaat geen ernstige strafbare feiten op zijn strafblad heeft staan die mogelijk een belemmering vormen voor het uitvoeren van een specifieke functie. Sommige overtredingen of misdrijven kunnen een probleem opleveren voor een baan: denk aan een taxichauffeur wiens rijbewijs in het verleden meerdere malen in beslag is genomen, of iemand die bij een financiële instelling wil werken maar in het verleden veroordeeld is voor helpdeskfraude.
Een werkgever kan sollicitanten en medewerkers verplichten om een VOG te overleggen. Sterker nog, sinds 1 maart 2018 is het voor leraren, beroepschauffeurs en iedereen die met kinderen werkt wettelijk verplicht om een geldige VOG te laten zien. Ook voor beroepen of bijbanen waar deze wettelijke verplichting niet geldt, mag een werkgever om een VOG vragen.
Een antecedentenonderzoek, of pre-employment screening, heeft verschillende overeenkomsten met een VOG, maar is toch wezenlijk anders. Het belangrijkste verschil is dat een VOG zich focust op de juistheid van persoons- en contactgegevens en het criminele verleden van een kandidaat. Een antecedentenonderzoek is daarentegen een stuk breder qua opzet. Naast NAW-gegevens en crimineel verleden kijkt men ook naar de echtheid van legitimatiebewijzen en diploma’s, financiële gegevens (BKR-registratie), cv, referenties en online activiteiten. Bij een antecedentenonderzoek wordt grondig gekeken naar iemands verleden, maar ook naar zijn huidige activiteiten.
Een VOG wordt verstrekt door de gemeente of Justis, de screeningsautoriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Een werkgever kan zelf een antecedentenonderzoek starten, of deze laten uitvoeren door een commerciële partij. Omdat deze partijen recherchewerkzaamheden verrichten, hebben ze volgens de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr) een vergunningsplicht. Op deze manier wil de overheid de persoonlijke levenssfeer van burgers beschermen.
Bij een antecedentenonderzoek gelden dezelfde regels als bij een screening. Er moet sprake zijn van een gerechtvaardigd belang, het onderzoek moet noodzakelijk zijn voor de functie, sollicitanten moeten vooraf worden geïnformeerd over het onderzoek en gezondheidsgegevens mogen geen onderdeel uitmaken van een antecedentenonderzoek.
Voor werknemers die via een detacherings- of uitzendbureau werken, geldt dat zij niet voor iedere nieuwe werkgever zich opnieuw hoeven te laten screenen. Organisaties kunnen om een screening vragen, detacherings- en uitzendbureaus hoeven in dat geval alleen de resultaten van de daaraan voorafgaande screening te laten zien. Er geldt één uitzondering: als een nieuwe opdrachtgever aanvullende eisen stelt of kan aantonen dat een nieuwe screening om een andere reden noodzakelijk is, mogen werknemers opnieuw gescreend worden.
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een aantal tips op een rij gezet voor werkgevers die kandidaten willen screenen. Allereerst adviseert de toezichthouder werkgevers om alleen een screening uit te voeren als zij hiervoor een legitieme reden hebben. Mocht een werkgever tot de conclusie komen dat een screening noodzakelijk is, dan is het zaak om te bepalen op welke vragen hij een antwoord wil en welke gegevens daarvoor relevant zijn.
De privacywaakhond wijst erop dat sollicitanten vooraf geïnformeerd moeten worden als een screening onderdeel uitmaakt van de sollicitatie. De AP raadt aan om dit in de vacaturetekst te vermelden. De toezichthouder benadrukt dat gezondheid buiten de screening valt, tenzij een aanstellingskeuring wettelijk verplicht is. Tot slot moeten werkgevers beseffen dat niet alle informatie die zij op het internet aantreffen over een persoon waar hoeven te zijn. Als zij hun bevindingen bij de sollicitatieprocedure willen gebruiken, moeten ze de kandidaat de gelegenheid geven om te reageren op de gevonden informatie. Werkgevers moeten dus zorgvuldig omspringen met dingen die ze op internet aantreffen.
Voor sollicitanten heeft de Autoriteit Persoonsgegevens nog één extra tip: scherm profielen op sociale media af voor onbekenden via de privacyinstellingen. Zo voorkomen zij dat een toekomstige werkgever kan rondneuzen in de berichten die zij ooit hebben gepost.
Sollicitanten die worden uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek, zijn een stap dichter bij een (nieuwe) baan. De kans is groot dat ze dolenthousiast zijn omdat ze mogen langskomen en zichzelf kunnen presenteren. Wellicht staan ze op het punt om alle vragen van hun toekomstige baas te beantwoorden.
Hoewel het mooi is dat kandidaten daartoe bereid zijn, gelden er in deze fase van de sollicitatieprocedure diverse rechten. Deze zijn bedacht om de privacy van sollicitanten te waarborgen en discriminatie uit te sluiten. Hieronder bespreken we enkele aspecten die bij een sollicitatie niet aan bod mogen komen.
Het is goed om te beseffen dat recruiters niet actief naar de onderstaande onderwerpen mogen informeren. Het staat sollicitanten echter vrij om zelf hierover te beginnen bij een kennismakingsgesprek, bijvoorbeeld omdat zij het belangrijk vinden om open en eerlijk te zijn over hun beperkingen. Daarmee bestaat echter wel de kans dat ze hun eigen ruiten ingooien. Wees daarop bedacht.
We bespreken hieronder zes zaken aangaande wat eventueel wel of niet besproken mag worden:
Om te beginnen mag een potentiële werkgever bij sollicitanten geen vragen stellen over privézaken. Wat kandidaten buiten werktijd om doen, gaat hem of haar helemaal niets aan. Vragen zoals of iemand een (extreme) sport beoefent, of hij drugs gebruikt of alcohol drinkt in het weekend en wat hij zoal in zijn vrije tijd doet, zijn niet toegestaan. Deze zaken zijn niet relevant voor iemands functioneren.
Een werkgever mag ook geen vragen stellen over iemands godsdienst of etniciteit. Vragen zoals ‘wil je terugkeren naar je land van afkomst?’, ‘hoe vaak bid je dagelijks?’ of ‘heb je er bezwaar tegen dat je leidinggevende een vrouw is?’, kunnen als discriminerend beschouwd worden door sollicitanten. Dit soort vragen zijn dan ook niet toegestaan.
Vragen naar iemands politieke gezindheid is eveneens verboden. Sollicitanten die bij een gemeente of andere overheidsinstantie solliciteren, hoeven niets te zeggen over een eventueel lidmaatschap van een politieke partij. Een argument als ‘je gaat voor een PvdA-wethouder werken en we moeten weten of je als VVD’er loyaal naar hem toe bent’, mag geen rol spelen bij het werven van een medewerker.
Vragen over een kinderwens zijn eveneens taboe. Werkgevers mogen niet aan nieuwe medewerkers vragen of ze graag één of meerdere kinderen willen. Dergelijke vragen werden in het verleden vaak gesteld aan vrouwen. Door maatschappelijke ontwikkelingen als secularisatie, vrouwenemancipatie en gelijke behandeling op de werkvloer is dat inmiddels achterhaald.
Hoe zit het met zwangerschap? Mag een werkgever vragen of een sollicitant zwanger is? Het antwoord daarop is nee. Hij mag enkel vragen stellen over aspecten die relevant zijn voor de functie. Een sollicitant is niet verplicht om een zwangerschap ter sprake te brengen, dan wel een eerlijk antwoord te geven als een werkgever daar naar informeert. Zwanger zijn of een kinderwens hebben behoren tot het privédomein, een werkgever mag kandidaten daar niet op selecteren.
Er is nog een goede reden waarom tijdens een sollicitatieprocedure niet gevraagd mag worden naar een kinderwens of zwangerschap: een werkgever loopt het risico dat hij onderscheid maakt op basis van geslacht. Vraagt hij daar toch naar en wijst hij een vrouw daardoor af, dan overtreedt hij artikel 1 van de Grondwet. Dat artikel verbiedt discriminatie op basis van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras of geslacht.
Een ander heet hangijzer bij een sollicitatieprocedure, is gezondheid. Een werkgever wil vanzelfsprekend iemand in dienst nemen die in goede gezondheid verkeert en waarbij de kans op ziekteverzuim minimaal is. Hij zoekt iemand die productief is en tegelijkertijd niet voor onwenselijke kosten of andere problemen zorgt omdat hij regelmatig ziek is. Hij wil een kandidaat waar hij van op aan kan en die zich niet ziekmeldt bij de eerste beste verkoudheid.
Dat is allemaal zeer begrijpelijk. Maar rechtstreeks vragen naar iemands fysieke of mentale gezondheid is om privacyredenen niet toegestaan. Een werkgever mag ook niet vragen naar ziekteverzuim in het verleden. Kandidaten hoeven dus niet te melden als ze bijvoorbeeld door rugklachten, een burn-out of andere kwalen een tijdje thuis hebben gezeten. Informeren naar medicijngebruik of ziekenhuisopname in het verleden is uiteraard ook niet toegestaan. Mochten deze vragen desondanks toch gesteld worden, dan hoeven kandidaten deze niet te beantwoorden.
Er zit een keerzijde aan deze medaille. Een sollicitant heeft de plicht een werkgever te informeren als hij weet dat medische klachten problemen kunnen opleveren tijdens het werk. Dat is niet voor niets: een werkgever is namelijk verantwoordelijk voor de veiligheid van zijn werknemers. Als een nieuwe medewerker door zijn aandoening de veiligheid op de werkvloer in gevaar brengt, is dat iets dat hij moet weten. Niet zozeer om de kandidaat af te wijzen, maar om te oordelen of er aanvullende (veiligheids)maatregelen genomen moeten worden.
Als een werknemer arbeidsongeschikt wordt door zijn ziekte of beperking en dit tijdens de sollicitatieprocedure heeft verzwegen, kan dit ernstige gevolgen hebben. Zijn werkgever kan besluiten om zijn loon dan niet door te betalen bij ziekte. Het verzwijgen van een medische aandoening die relevant is voor de functie, kan zelfs reden zijn om iemand op staande voet te ontslaan.
Er zijn twee uitzonderingen waarbij een werkgever nadrukkelijk wel naar de gezondheid van een sollicitant mag vragen. Dat mag in de eerste plaats als een aanstellingskeuring onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure. Zo’n medische keuring zien we in praktijk alleen bij beroepen waar aanvullende veiligheids- en gezondheidseisen gelden, zoals beroepssporters of politieagenten.
Een sollicitant die een baan aangeboden krijgt, kan na enige tijd alsnog geconfronteerd worden met zijn gezondheid. Een werknemer die twee maanden of langer in dienst is, kan gevraagd worden of hij in aanmerking komt voor de no-riskpolis van de Ziektewet. Dit is een regeling waar werkgevers aanspraak op kunnen maken als ze een medewerker met een ziekte of handicap in dienst nemen. Zij krijgen dan een Ziektewetuitkering als een werknemer ziek wordt.
Tevens kan een werkgever premiekortingen en subsidies aanvragen. Hij heeft daarom het recht om te weten of zijn medewerkers voor de no-riskpolis in aanmerking komen. Werknemers moeten eerlijk antwoord geven op deze vraag, ze hoeven echter geen details te verstrekken over de ziekte of beperkingen die ze hebben.
Als een sollicitant niet uit zichzelf over zijn gezondheid begint en een personeelswerver daar niet actief naar mag informeren, hoe bepaalt een werkgever dan of iemand fysiek of mentaal geschikt is voor een functie? Het antwoord daarop is simpel: tijdens het kennismakingsgesprek kan hij specifieke taken noemen of beschrijven en vragen of de kandidaat deze kan uitvoeren.
Neem de eigenaar van een verhuisbedrijf die een nieuwe medewerker zoekt. Hij zegt tegen een kandidaat dat hij uren achtereen zware meubels moet sjouwen en vraagt of hij dat kan. Aan de hand van het antwoord krijgt hij de indruk of degene tegenover hem over de juiste kwaliteiten beschikt.
‘Bent u in staat om een groot deel van de dag naar een computerscherm te staren?’ zou een relevante vraag kunnen zijn voor een callcentermedewerker. En ‘kunt u vier uur lang zonder tussendoor te stoppen achter het stuur zitten?’ zou een vrachtwagenchauffeur volmondig met ‘ja’ moeten kunnen beantwoorden. Kortom, door vragen te stellen over de functie kunnen werkgevers het een en ander te weten komen over de gezondheid van sollicitanten, zonder daar direct naar te informeren.
Het coronavirus houdt de gemoederen al geruime tijd bezig. Het virus is zeer besmettelijk en de voedingsbodem voor ernstige gezondheidsklachten. Voor mensen met een verzwakt immuunsysteem kan COVID-19 zelfs levensgevaarlijk en dodelijk zijn. Omdat werkgevers volgens de Arbowet moeten zorgen voor veilige werkomstandigheden op de werkvloer en voor cliënten, kan het nodig zijn om te weten of iemand gevaccineerd is tegen het coronavirus of niet. Mogen zij dit vragen aan sollicitanten?
Ja, dat mag, zo zegt de overheid. Werkzoekenden hoeven echter geen antwoord te geven op deze vraag. De vaccinatiestatus mag op geen enkele wijze worden vastgelegd of gedeeld. De AVG beschouwt gezondheidsgegevens als bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens mogen in beginsel niet worden geregistreerd, tenzij er een wettelijke uitzonderingsmogelijkheid bestaat. Juristen stellen dat deze niet eenvoudig te vinden is voor werkgevers.
Een werkgever mag evenmin van sollicitanten eisen dat ze gevaccineerd zijn of zich laten inenten tegen het coronavirus. Vaccinatie gebeurt op vrijwillige basis en mag niet afgedwongen worden door potentiële werkgevers. Zij moeten manieren bedenken om het risico op besmetting voor werknemers, collega’s en klanten te beperken. Voorbeelden daarvan zijn een aangepast werkrooster, de werkvloer dusdanig inrichten dat anderhalve meter afstand gegarandeerd kan worden, het plaatsen van desinfecterende zeep of het aanbieden van persoonlijke beschermingsmiddelen, en thuiswerken. Dat een kandidaat niet gevaccineerd is, mag reden zijn om hem af te wijzen voor een functie.
Een medische keuring of aanstellingskeuring kan onderdeel zijn van een sollicitatieprocedure. Dat geldt voor beroepen waar specifieke eisen worden gesteld aan de medische geschiktheid van kandidaten. Normale arbo-maatregelen zijn dan veelal niet genoeg om veiligheids- en gezondheidsrisico’s te vermijden. Beroepen waar sollicitanten moeten deelnemen aan een aanstellingskeuring, zijn onder meer brandweerman, politieagent, profvoetballer, beroepsmilitair, piloot of treinmachinist.
Dat is niet voor niets. Een brandweerman, politieagent of soldaat moeten in staat zijn om langere tijd zwaar lichamelijk werk te verrichten. Een profvoetballer dient over een goede conditie en uithoudingsvermogen te beschikken. Een voetballer die het hele seizoen op de reservebank zit vanwege een medische kwaal, daar heeft een club niets aan. Een piloot is verantwoordelijk voor de veiligheid van honderden passagiers in de lucht. Als hij een geschiedenis van epileptische aanvallen of een andere medische aandoening heeft waardoor de veiligheid van passagiers in het geding kan komen, is het onverstandig om hem een vliegtuig te laten besturen. En een treinmachinist mag niet kleurenblind zijn, of medicatie slikken die van invloed kunnen zijn op zijn rijvaardigheid en concentratievermogen.
Het is niet zo dat een handicap of lichamelijke klacht automatisch betekent dat een kandidaat wordt afgekeurd. Vroeger waren rugklachten misschien aanleiding om een sollicitant bij een zorginstelling af te wijzen. Het tillen van patiënten kan daardoor immers lastig zijn of tot ziekteverzuim leiden. Tegenwoordig mogen zorginstanties een kandidaat op basis daarvan niet langer afkeuren: er zijn genoeg hulpmiddelen beschikbaar om cliënten te verplaatsen. Als een zorginstelling daar niet in wil investeren, is dat geen reden om iemand af te keuren voor deze functie.
We bespreken hieronder het volgende:
Er zijn allerlei regels waar werkgevers aan moeten voldoen voor een aanstellingskeuring. Deze toetsingscriteria zijn vastgelegd in de Wet op de medische keuringen (Wmk) en het Besluit aanstellingskeuringen. Zo mag een werkgever een sollicitant tijdens een kennismakingsgesprek niet verrassen met de mededeling dat hij zich medisch moet laten keuren om in aanmerking te komen voor de functie. In de vacature moet duidelijk vermeld worden dat een medische keuring een verplicht onderdeel van de sollicitatieprocedure is. Een werkgever mag een keuring niet laten uitvoeren om een inschatting te maken van de kans op ziekteverzuim of mogelijke arbeidsongeschiktheid in de toekomst.
Een tweede voorwaarde is dat een kandidaat pas medisch gekeurd mag worden als hij de sollicitatieprocedure heeft doorlopen en de werkgever op het punt staat hem aan te nemen. Eerder is niet toegestaan. Een werkgever moet een sollicitant voorafgaand aan de aanstellingskeuring schriftelijk informeren over het doel van de keuring. In de brief moet hij tevens vertellen welke vragen de kandidaat kan verwachten, welke onderzoeken deel uitmaken van de test (uithoudingsvermogen, psychologische test) en of laboratoriumonderzoek wordt uitgevoerd (bloed- en urineonderzoek).
De keuring moet verder uitgevoerd worden door een geregistreerde (bedrijfs)arts. Hij mag alleen vragen stellen over de gezondheid van een sollicitant als deze relevant zijn voor de functie. Vragen over een zwangerschap of kinderwens zijn om die reden niet toegestaan. Tot slot mag de arts geen onderzoek doen naar ongeneeslijke ziektes, erfelijke aandoeningen of hiv. Wat een arts precies wel en niet mag doen bij een aanstellingskeuring, is vastgelegd in de Leidraad aanstellingskeuringen van de Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde (NVAB) en het Protocol aanstellingskeuringen van de Sociaal Economische Raad (SER).
Na afloop van de aanstellingskeuring moet de arts eerst de sollicitant informeren over de uitslag van het onderzoek. De sollicitant bepaalt vervolgens of de arts de uitslag aan zijn toekomstige werkgever mag doorgeven. In dat geval adviseert de arts, op basis van zijn bevindingen, of de kandidaat vanuit medisch oogpunt geschikt of ongeschikt is voor de functie waarop hij heeft gesolliciteerd. De arts mag geen medische informatie aan de werkgever doorgeven, tenzij de kandidaat daarvoor expliciet toestemming geeft.
Sollicitanten hebben het recht op een onafhankelijke herkeuring, bijvoorbeeld als zij het niet met de uitslag eens zijn. De kosten hiervan komen voor rekening van de werkgever, maar hij mag een eigen bijdrage vragen van de kandidaat. Een aanvraag voor een herkeuring moet binnen één week na ontvangst van de uitslag worden ingediend.
De gezondheidsgegevens die de arts verzamelt bij een aanstellingskeuring mogen alleen gebruikt worden om vast te stellen of een kandidaat medisch gezien geschikt is voor een functie. Als het onderzoek eenmaal is afgerond mag de arts de uitkomsten maximaal een half jaar bewaren. Hij heeft de wettelijke plicht om keuringsdossiers van sollicitanten binnen zes maanden te verwijderen. Zonder uitdrukkelijke toestemming van de kandidaat mag de arts geen gegevens van de medische keuring delen met anderen.
Sollicitanten die klachten hebben over het gebruik van hun persoonsgegevens tijdens de sollicitatieprocedure, doen er goed aan om hun onvrede bij de werkgever kenbaar te maken. In onderling overleg kunnen zij deze kwestie wellicht oplossen.
Komen de kandidaat en werkgever er niet gezamenlijk uit? Dan kan de sollicitant een klacht indienen bij de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP). Voorwaarde is wel dat de werkgever de Sollicitatiecode onderschrijft. Deze gedragscode beschrijft de basisregels van een eerlijk en transparant sollicitatieproces.
Het is goed om te beseffen dat de uitspraak van de NVP niet rechtsgeldig is. Het is daarentegen een gedragscode die in samenwerking met werkgevers- en werknemersorganisaties tot stand is gekomen. Mocht een sollicitant besluiten om naar de rechter te stappen, dan zal hij het advies van de NVP meenemen in zijn besluit.
Sollicitanten die klachten hebben over een aanstellingskeuring, kunnen terecht bij de Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen (CKA). Deze commissie beoordeelt of de regels zijn nageleefd die gelden voor een aanstellingskeuring. Het oordeel van de commissie is, net als de uitspraak van de NVP, niet bindend of rechtsgeldig. Mocht een zaak voor de rechter komen, dan zal hij het advies van de CKA zwaar laten meewegen in zijn vonnis.
Een andere optie is dat ze een privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De toezichthouder kijkt vervolgens of de betreffende werkgever de Europese privacyregels overtreedt. Houd er rekening mee dat de afhandeling van een klacht inmiddels meer dan een half jaar duurt.
Tot slot kunnen sollicitanten een verzoekschrift of dagvaarding bij de rechtbank indienen. Kandidaten die een potentiële werkgever vragen om zijn gegevens te rectificeren of wissen, of helemaal geen reactie op dat verzoek ontvangen, kunnen een verzoekschriftprocedure starten. Zij vragen dan aan de rechter om een organisatie te verplichten hun persoonsgegevens te verwijderen. Sollicitanten kunnen een dagvaardingsprocedure starten als ze menen dat ze schade hebben opgelopen doordat een bedrijf of organisatie hun persoonsgegevens onrechtmatig heeft gebruikt.
Wie op zoek is naar een (nieuwe) baan, heeft veel rechten. Dat geldt niet alleen vóór, maar ook tijdens en na afloop van de sollicitatieprocedure. Een werkgever mag een kandidaat bijvoorbeeld niet verplichten om een kopie van zijn identiteitsbewijs af te staan, of hem opleggen via de webcam te solliciteren. Een werkgever moet verder vooraf duidelijk maken als een screening of aanstellingskeuring onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure. En vragen stellen over privézaken, een kinderwens, zwangerschap, coronavaccinatie of andere gezondheidskwesties kunnen werkgevers op hun buik schrijven.
Al deze regels zijn bedacht om de privacy van werkzoekenden te waarborgen. Het is goed om te weten dat zij niet alles hoeven te pikken en slikken van een toekomstige werkgever tijdens hun banenjacht.
Sollicitanten hebben echter ook een aantal plichten. Ze zijn verplicht om een VOG te overleggen als een werkgever daar om vraagt. Werkgevers mogen ook eisen dat kandidaten instemmen met een screening of aanstellingskeuring. En als een ziekte de uitoefening van een functie kan belemmeren, moet een sollicitant dat doorgeven aan een toekomstige werkgever.
Ondanks dat sollicitanten over een breed palet aan rechten beschikken, is het soms een uitdaging om de juiste balans te vinden tussen wat ze wel en niet willen prijsgeven. Mogelijk ervaren kandidaten een zekere druk om bepaalde informatie te onthullen die ze eigenlijk liever voor henzelf hadden gehouden. Met een (nieuwe) baan in het vooruitzicht kunnen ze bezwijken onder de druk en geven ze privacygevoelige details vrij.
Werkzoekenden die na afloop van een sollicitatiegesprek een klacht hebben over hoe hun persoonsgegevens zijn gebruikt tijdens de sollicitatieprocedure, kunnen bij diverse instanties terecht om hun gelijk te halen.
