Zo waarborg je als werkgever de privacy van sollicitanten

Een succesvolle sollicitatieprocedure gaat er in eerste instantie natuurlijk om, dat er een match ontstaat tussen een werkgever en een werknemer. Maar ook de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens hoort erbij. Je wilt immers dat kandidaten en medewerkers je organisatie vertrouwen én dat je voldoet aan de wet- en regelgeving.

Het transparantiebeginsel van de AVG: hoe zit het ook alweer?

Het transparantiebeginsel is een kernonderdeel van de AVG. In de context van een sollicitatieprocedure gaat transparantie over de verplichting van de werkgever tegenover de persoon over wie de organisatie persoonsgegevens verwerkt. De persoon moet volgens artikel 13 en 14 van de AVG actief worden geïnformeerd over de gegevensverwerking. De AVG geeft ook aan welke informatie daarbij moet worden verstrekt. De betrokkene moet bijvoorbeeld weten van de reden is dat de gegevens worden verwerkt en wie ervoor verantwoordelijk is.

De AVG noemt in artikel 14 enkele uitzonderingen op de transparantieverplichting:

De betrokkene is al op de hoogte van de verwerking van de persoonsgegevens.

Het is onmogelijk om de betrokkene te informeren.

Het kost onevenredig veel inspanning om aan de informatieplicht te voldoen.

De organisatie heeft een zwaarwegend belang om informatie over de gegevensverwerking achterwege te laten.

Deze situaties zijn nadrukkelijk uitzonderingen. In de meeste gevallen staat je organisatie voor de opgave om de personen die zijn betrokken bij een sollicitatieprocedure op de hoogte te stellen van de persoonsgegevens die daarvoor worden verzameld en opgeslagen.

Transparantie voor sollicitanten en andere betrokkenen

De transparantieverplichting van de AVG betekent dat elke organisatie bij de betrokkene de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt rond het sollicitatieproces meldt. De informatieplicht geldt voor sollicitanten én voor de mensen die de sollicitanten aandragen als referentie of contractpersoon.

Het is mogelijk dat referenten en contactpersonen niet zelf gegevens verstrekken voor een sollicitatieprocedure: soms deelt een sollicitant deze gegevens met de (toekomstige) werkgever. In dat geval is de organisatie ook verplicht om deze personen binnen dertig dagen na de start van de gegevensverwerking te informeren.

Aandachtspunten voor de praktijk

In de praktijk zien we nogal eens dat organisaties de persoonsgegevens van derden, zoals referenten en contactpersonen, verwerken zonder hen hiervan op de hoogte te stellen. Hierbij beroepen de meeste organisatie zich onterecht op een van de uitzonderingen van artikel 14 van de AVG.

Het kan in sommige gevallen lastig zijn om alle contactpersonen van een sollicitant te informeren. Maar de AVG is bedoeld om fundamentele rechten en vrijheden van burgers te beschermen. De informatieplicht is dan ook geen optionele stap. De wet verwacht dat je als organisatie serieus werk maakt van de rechten van betrokkenen, waaronder het recht op informatie.

Praktische tips

Europese privacytoezichthouders hebben richtlijnen opgesteld voor de interpretatie van de transparantieverplichting van de AVG. Daarin staat onder andere toegelicht op welke manier je - op grond van artikel 12 van de AVG - als organisatie de informatie aan een betrokkene verstrekt. Uit de richtlijnen zijn ook praktische tips af te leiden over de bescherming van persoonsgegevens in een sollicitatieprocedure.

Wees duidelijk. Geef sollicitanten (en eventuele referenten en contactpersonen) in een heldere en eenvoudige taal duidelijkheid over de verzameling en opslag van gegevens, en over het waarom en hoe.

Informeer tijdig. Zorg dat je een betrokkene binnen de voorgeschreven termijn van dertig dagen informeert. Dit kan bijvoorbeeld via een standaard e-mailbericht waarin je uitlegt wat er met de persoonsgegevens gebeurt.

Overweeg het gebruik van tooling. Heeft jouw organisatie te maken hebben met grote aantallen sollicitaties? Dan kunnen systemen die automatisch meldingen versturen naar contactpersonen een uitkomst zijn.

Voorkom misverstanden. Zorg ervoor dat contactpersonen weten wat hun specifieke rol in de sollicitatieprocedure is. Geef bijvoorbeeld aan dat een contactpersoon alleen wordt gebeld in een noodsituatie. Dit voorkomt onbedoelde vertragingen en vervelende situaties.

Privacy voorbij de juridische verplichtingen

Vooruitstrevende werkgevers weten het allang: een sollicitatieprocedure is niet simpelweg een administratief proces, waarbij de naleving van de AVG-vereisten een juridische verplichting is. Er liggen ook kansen om de waarden van je organisatie uit te dragen. Door sollicitanten (en andere betrokkenen, zoals contactpersonen) op de juiste wijze te informeren over de verwerking van persoonsgegevens, laat je zien dat je respect toont voor privacy en dat je een betrouwbare organisatie bent.

Privacy is veel meer dan een juridische verplichting. Een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens geeft de mogelijkheid om als werkgever een vertrouwensrelatie op te bouwen met (potentiële) medewerkers - en om de organisatie als onderscheidend neer te zetten. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt zijn dat kansen die je niet wilt missen, toch?