Gemeenten hebben in samenwerking met de IBD, Open State Foundation en Privacy Management Partners een vooringevuld verwerkingsregister opgesteld. Met de Excel-spreadsheet kunnen gemeenten volgens art.30 van de AVG een verwerkingsregister bijhouden. Daarnaast is er een bijbehorende handreiking gepubliceerd die extra uitleg geeft over het vooringevulde verwerkingsregister.
Artikel 30 lid 1 AVG beschrijft dat (en overweging 82) gemeenten verplicht zijn om een verwerkingsregister bij te houden. In het verwerkingsregister staan alle verwerkingen van persoonsgegevens opgenomen. In het register mogen niet de daadwerkelijke persoonsgegevens opgenomen worden.
Het verwerkingsregister is primair een beleidsinstrument voor de gemeente zelf. Een goed verwerkingsregister:
biedt bestuurders overzicht van de risicovolle onderdelen van de gemeentelijke informatiehuishouding en ketensamenwerking.
is expliciet of impliciet een verwijsindex voor onderliggende documentatie.
helpt de verantwoordelijkheden van proceseigenaren af te bakenen.
helpt de FG de reikwijdte van zijn toezichtstaken te begrijpen.
is het aanknopingspunt voor toetsing en verslaglegging door de FG aan het college en de raad.
Bekijk de excel-spreadsheet Vooringevulde register van verwerkingsactiviteiten
Bekijk hier de handreiking Handreiking verwerkingsregister gemeenten – toelichting bij het vooringevulde register van verwerkingsactiviteiten
bron: Vereniging van Nederlandse Gemeenten / Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten
