Als gevolg van de coronamaatregelen werken veel werknemers nog altijd thuis. Alhoewel er veel positieve geluiden te horen zijn, is het voor u als werkgever niet altijd inzichtelijk hoeveel werk er vanuit huis wordt verricht. En bestaat mogelijk bij u de behoefte om de werknemers thuis te controleren. Maar mag u deze controle uitvoeren en welke methodes zijn hiervoor geschikt?
Als werkgever wilt u uiteraard dat uw werknemers tijdig en correct hun werkzaamheden uitvoeren. In dat kader heeft u het recht werkinstructies te geven en ordevoorschriften uit te schrijven. Daar past bij dat u de mogelijkheid moet hebben om te controleren of het werk ook vanuit huis op de juiste wijze wordt uitgevoerd. Waar moet u rekening mee houden als u uw werknemers thuis wilt controleren?
Het controleren van werknemers is niet verboden. Wel moet u rekening houden met de strenge regels uit de Algemene verordening gegevensbescherming. Tijdens dergelijke controleonderzoeken verwerkt u namelijk persoonsgegevens van werknemers.
Het controleren mag alleen, als:
Daarvoor een welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel bestaat. Bijvoorbeeld het nagaan of uw werknemers de werkinstructies wel opvolgen;
Er sprake is van een van de zes grondslagen uit de AVG. De enige grondslag die hiervoor in aanmerking komt, is de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’. De rechtvaardiging zou kunnen zitten in het controleren of uw werknemers de aan hen gegeven instructies wel opvolgen. Daarnaast moet de controle noodzakelijk zijn voor de behartiging van dit belang en mogen er geen minder ingrijpende controlemogelijkheden zijn. Tot slot moet het belang van u als werkgever groter zijn dan het belang oftewel de privacy van uw werknemers.
U de werknemers voorafgaand aan de onderzoeken informeert. De werknemers moeten weten dat de onderzoeken plaats kunnen vinden en moeten geïnformeerd worden over de manier waarop de onderzoeken plaats kunnen vinden. U kunt de mogelijkheid en wijze van onderzoeken opnemen in een personeelshandboek, een protocol of huishoudelijk reglement.
U rekening houdt met vertrouwelijke communicatie van werknemers.
Vindt controle op grote schaal plaats en monitort u uw werknemers stelselmatig, dan moet u eerst een DPIA uitvoeren. Dat is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van een gegevensverwerking in kaart te brengen.
Is er binnen uw onderneming een ondernemingsraad (OR) aangesteld? Vergeet dan niet dat u als werkgever instemming nodig heeft van de OR voor een regeling die betrekking heeft op personeelscontrolesystemen of een regeling die toeziet op het verzamelen, bewaren, gebruiken en beveiligen van persoonsgegevens. Betrek de OR dan ook tijdig bij uw plannen als u uw werknemers wilt gaan controleren!
Er bestaan diverse methodes om op afstand na te gaan of uw werknemers hun werk wel juist uitvoeren. Zo bestaat er speciale software die op computers en telefoons geplaatst kan worden, waarna:
het aantal toetsaanslagen gemeten kan worden,
er schermafbeeldingen gemaakt kunnen worden, of
er via webcamera’s foto’s gemaakt worden van de thuiswerkplek.
Dit zijn echter allemaal controlemogelijkheden die meestal niet voldoen aan de hiervoor genoemde vereisten. In veel gevallen kunt u het doel ook op een andere manier bereiken of weegt uw belang uiteindelijk niet op tegen het belang van uw werknemers. Zo kunt u meestal ook op een minder vergaande manier controleren of het werk gedaan wordt door bijvoorbeeld simpelweg afspraken te maken over wat een werknemer precies moet doen op een dag.
Er zijn situaties te bedenken waarin vergaande controle wel mag. Bestaat het vermoeden dat een strafbaar feit wordt gepleegd of wordt de werknemer ervan verdacht de bedrijfsvoorschriften te overtreden, dan is meestal meer toegestaan.
Meer artikelen van RWV Advocaten
