Hoewel het met de Wet flexibel werken het al mogelijk was om (een gedeelte van) de werkzaamheden vanuit een andere locatie dan de bedrijfslocatie te verrichten, is dit met alle coronamaatregelen bij veel bedrijven in een stroomversnelling gekomen. Hoe pakken we het thuiswerken aan, met het oog op de privacy van de werknemers en de zorgplicht van de werkgever?
De werkgever heeft de zorgplicht om een veilige en gezonde werkomgeving te creëren voor zijn personeel. Dit betekent dat ten minste de richtlijnen van het RIVM waar mogelijk moeten worden opgevolgd, maar dit betekent ook dat andere wetten en regels, zoals de Arbeidsomstandighedenwet, moeten worden nageleefd. Nu er massaal vanuit huis wordt gewerkt, dient er nog steeds op ergonomische wijze te kunnen worden gewerkt. De afstand tot het beeldscherm is bepaald, aan de bureaustoel kleven eisen en ook in algemene zin kan er een voorschrift voor zittend werk gelden.
Met het veilig en gezond inrichten van de werkplek is de werkgever er echter nog niet. De werkgever moet er immers ook voor zorgen dat bij thuiswerk data veilig wordt behandeld. Er wordt namelijk buiten de beveiligde muren van het kantoorpand gewerkt en vaak moet er een omvangrijkere toegang tot de server worden gefaciliteerd. Verder wordt er regelmatig in de nabijheid van gezinsleden gewerkt. Het is een misverstand dat het geen probleem zou zijn dat een partner toegang tot werkgerelateerde informatie heeft. Dit dient vanzelfsprekend te worden voorkomen en voor het geval dat een partner onverhoopt toch flarden van (telefoon)gesprekken hoort, dient er een goede geheimhoudingsverplichting te zijn bedongen.
Ook dient de werknemer secuur het scherm te vergrendelen wanneer de thuiswerkplek wordt verlaten, dient een computerscherm of dossier niet vanaf de straat zichtbaar te zijn en moet bij overdracht van het kantoor naar de thuiswerkplek en andersom worden voorkomen dat dossiers tijdens boodschappen of anderszins in de auto blijven liggen. Wanneer er vanuit huis gegevens worden overgedragen, dan dient dit op veilige wijze te gebeuren en niet via gratis en/of onbekende programma’s.
Een werknemer die vanuit huis werkt, hoeft niet te accepteren dat de werkgever vraagt om de hele dag de webcam aan te laten staan, om te controleren of er daadwerkelijk wordt gewerkt. Ook hoeft een werknemer geen medewerking te verlenen aan verrassingsbezoeken van de werkgever. Wel kan een werkgever verlangen dat de medewerker beschikbaar is voor telefonisch of digitaal overleg, er een takenlijst wordt gevoerd of meer in algemene zin wordt teruggekoppeld welke werkzaamheden op een dag zijn verricht. Thuiswerken moet namelijk nog wel inhouden dat er wordt gewerkt en niet dat de medewerker de gehele dag met de kinderen in de weer is.
Werkgevers worden aangeraden om afspraken te maken rondom thuiswerken. Leg bijvoorbeeld vast dat het een tijdelijke maatregel betreft en dat na afronding van alle coronaperikelen de gewone werkplek weer het bureau in het bedrijfsgebouw is. Leg ook vast wat er gedurende de periode van thuiswerk van de werknemer wordt verwacht. In het bijzonder voornoemde privacywaarborgen, maar ook de arbeidsrechtelijke voorwaarden van het thuiswerken, zoals kostenvergoeding, gebruik van zakelijke materialen etc.
Melanie Hermes geeft op 26 mei de workshop Privacy op de werkvloer. Werkgevers zijn graag op de hoogte van het wel en wee van hun werknemers, maar hoe ver mogen zij daar in gaan? Wat zijn de regels en aanpassingen sinds de AVG in werking is getreden? In de workshop wordt uiteengezet waar alle spelers op de werkvloer aan gebonden zijn als het gaat om privacy van werknemers. Aan de hand van casuïstiek wordt het onderwerp inzichtelijk gemaakt en kunt u hiermee ook daadwerkelijk mee aan de slag. Klik hier voor meer informatie.
Dit artikel is ook te vinden in de dossiers Privacy op de werkvloer en Coronavirus
