In eerdere blogs op onze website is ingegaan op de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers en de Beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens. In juli 2018 heeft het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid in afstemming met een aantal niet bij naam genoemde stakeholders een uitleg gegeven bij die beleidsregels waar het gaat om het vragen naar en het verwerken van gegevens door de werkgever bij een ziekmelding. Met deze uitleg is (iets) duidelijker geworden wat nou wel en niet mag in de periode van de ziekmelding tot het eerste advies van de bedrijfsarts.
Het Ministerie herhaalt nog eens dat bij ziekte alleen gegevens mogen worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, de bedrijfsvoering of om een wettelijke verplichting – zoals re-integratie – na te komen. In dat kader mag de werkgever de werknemer niet vragen naar een diagnose of behandeling door een arts en ook niet naar de functionele mogelijkheden en beperkingen van de werknemer.
Dat staat er niet aan in de weg dat de werkgever en de werknemer het gesprek kunnen aangaan over de manier waarop de terugkeer naar het werk invulling kan krijgen. Volgens de uitleg van het Ministerie kan de werknemer zelf aangeven of hij bepaalde (deel)taken, (deel)functies of werkzaamheden nog kan verrichten. De werkgever mag hier echter geen druk op uitoefenen en hier niet naar vragen. Zo nodig kan de werkgever de bedrijfsarts vragen waartoe de werknemer in staat is.
Vervolgens staat in de uitleg dat van het gesprek tussen de werkgever en de werknemer alleen mag worden vastgelegd welke werkafspraken zijn gemaakt, in de zin van uit te voeren taken of werkzaamheden. De werkgever mag dus niets vastleggen over de functionele mogelijkheden of beperkingen, ook al heeft de werknemer daar wel iets over gezegd. De functionele mogelijkheden mogen alleen worden geregistreerd als de bedrijfsarts die heeft vastgesteld en met de werkgever en de werknemer heeft gedeeld.
In de praktijk zal het waarschijnlijk lastig zijn om dit onderscheid altijd zo duidelijk te maken. Als bijvoorbeeld de afspraak wordt gemaakt en vastgelegd dat de werknemer het werk zal hervatten maar daarbij alleen één arm zal gebruiken, wordt daarmee indirect aangegeven dat de werknemer beperkingen heeft aan zijn andere arm. Bovendien is de werkgever met de uitleg van het Ministerie wel erg afhankelijk van de opstelling van de werknemer. Als de werknemer zich niet verantwoordelijk voelt voor een (snelle) terugkeer naar het werk, wordt het voor de werkgever lastig aan de re-integratieverplichtingen te voldoen. Als hij niet weet waartoe de werknemer in staat is, kan hij ook niet beoordelen op welke manier vorm kan worden gegeven aan de re-integratie. Het Ministerie geeft aan dat als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, de bedrijfsarts kan worden ingeschakeld in een eerder stadium dan de wettelijke voorgeschreven termijn van maximaal zes weken na de ziekmelding.
Het komt er dan op neer dat de werkgever bij bijna alle ziekmeldingen direct de bedrijfsarts in moet schakelen, zodat vanaf het begin duidelijk is wat de mogelijkheden en beperkingen zijn en de juiste re-integratie-activiteiten kunnen worden ondernomen. Dat zal echter tot extra kosten voor werkgevers leiden en de ervaring leert dat het ook niet altijd makkelijk is om een bedrijfsarts te vinden die op korte termijn de werknemer kan oproepen voor zijn spreekuur.
Kortom, iets meer duidelijkheid maar het is de vraag of werkgevers blij zullen zijn met deze uitleg.
Let op bij de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers (deel 1)
Let op bij de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers (deel 2)
Let op bij de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers (deel 3)
Dit artikel is ook te vinden in het dossier Privacy op de werkvloer
