De AVG stelt dat persoonsgegevens ‘voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en mogen vervolgens niet verder op en met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt; de verdere verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden wordt overeenkomstig art. 89, lid 1, niet als onverenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden beschouwd’ (AVG art. 5, lid 1, b). De AVG heeft ervoor gezorgd dat de spanning tussen het recht om te weten en het recht om te vergeten in de schijnwerpers is komen staan.
De verordening dwingt archiefinstellingen om scenario’s te ontwikkelen waarmee de categorie ‘archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden’ tijdig kan worden geoperationaliseerd. Zo niet, dan is de kans groot dat veel persoonsgegevens in archiefbescheiden die binnen deze categorie vallen vroegtijdig vernietigd zijn.
De informatierelatie tussen overheid en burger is in Nederland via een aantal wetten geregeld. De belangrijkste wetten in dit opzicht zijn de WOB, de Archiefwet en de AVG. De WOB en Archiefwet zijn er in principe op gericht om informatie die de overheid bij het uitoefenen van haar taken verzamelt en produceert zoveel mogelijk openbaar te maken, terwijl de AVG er juist op gericht is om bepaalde informatie tegen onnodige verwerking - waaronder openbaarmaking - te beschermen. De WOB heeft betrekking op alle informatie vastgelegd in documenten waarover bestuursorganen beschikken, de Archiefwet is van toepassing op alle bescheiden die door overheidsorganen worden gevormd en ontvangen, de AVG daarentegen heeft enkel betrekking op persoonsgegevens maar de reikwijdte van deze wet is niet beperkt tot de overheid.
Er bestaat een belangrijk onderscheid tussen het openbaarheidsregime van de WOB en de Archiefwet. Als burgers bij een bestuursorgaan aankloppen om informatie over een bepaalde aangelegenheid te krijgen, doen ze dat op basis van de WOB. Het bestuursorgaan kan vervolgens op verschillende manieren inlichtingen over de gevraagde kwestie verschaffen maar er zijn ook nogal wat redenen om de openbaarheid te beperken. Het openbaarheidsregime van de Archiefwet daarentegen heeft betrekking op de naar een archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van overheidsorganen. In Nederland moeten overheidsorganen hun archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen na 20 jaar (AW art 12) overbrengen naar een zogeheten archiefbewaarplaats zoals het Nationaal Archief of een gemeentearchief. Aan dit mechanisme van overbrenging is een rechtsgevolg verbonden: vanaf dat moment zijn de openbaarheidsbepalingen van de Archiefwet van toepassing. De overgebrachte documenten zijn na overbrenging in principe openbaar (AW art 14) en dit betekent dat ze volledig ter inzage zijn voor de burger. In principe, want het is bij overbrenging mogelijk dat op grond van een drietal in de wet genoemde redenen tijdelijk alsnog beperkingen aan de openbaarheid worden gesteld (AW art 15).
Op hoofdlijnen is er met het van kracht worden van de AVG eigenlijk niet eens zoveel veranderd in de informatierelatie tussen overheid en burger. De Wbp kende immers een vergelijkbare spanning ten opzichte van de twee andere genoemde wetten. Toch heeft de AVG ook bij archiefinstellingen tot de nodige nervositeit geleid. Het lijkt daarbij vooral te gaan om de vraag wat archiefinstellingen nu wel en wat ze niet online beschikbaar mogen stellen. Maar ook in dit opzicht is er weinig nieuws onder de zon ten opzichte van de Wbp. De AVG lijkt voor archiefinstellingen dan ook eerder als een soort wake-up call te fungeren in het serieus aandacht besteden aan bescherming van persoonsgegevens dan dat zij fundamentele wijzigingen veroorzaakt. Wat echter wel een punt van zorg is, of zou moeten zijn, is de neiging van overheidsorganen om geheel conform de uitgangspunten van de AVG dataminimalisatie toe te passen zodra de verzamelde persoonsgegevens niet meer relevant zijn voor het doel waarvoor ze vergaard waren. Uit een rondje langs een aantal overheidsorganisaties lijkt een sterke voorkeur te bestaan voor vernietigen. Bewustzijn ten aanzien van ‘archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek’ lijkt over het algemeen niet sterk ontwikkeld.
Gelukkig kennen we in Nederland een stelsel waarbij bescheiden die door overheidsorganen worden opgemaakt dan wel ontvangen niet zomaar vernietigd mogen worden. Vernietiging vindt plaats aan de hand van selectielijsten (AW art 5) waarin van iedere categorie archiefbescheiden (en om ieder misverstand te voorkomen: onder archiefbescheiden valt uitdrukkelijk ook de digitaal vastgelegde informatie) en per overheidsorgaan wordt bepaald hoe lang deze bewaard moeten blijven en wanneer deze vernietigd moeten worden. Selectielijsten worden opgesteld en vastgesteld volgens een in de Archiefwet en in het Archiefbesluit vastgelegde procedure. De meest eenvoudige en mijns inziens ook valide redenering is dat wanneer bij het opstellen van een selectielijst de afweging is gemaakt om een bepaalde categorie archiefbescheiden voor de eeuwigheid te bewaren, dat dit automatisch betekent dat ‘archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden’ in het spel is. Dataminimalisatie kan dan niet betekenen dat de in deze bescheiden voorkomende persoonsgegevens vernietigd kunnen worden.
Toch klinkt dit eenvoudiger dan wat de weerbarstige werkelijkheid veelal in petto heeft. Het waarderen van categorieën archiefbescheiden in een selectielijst is niet hetzelfde als het selecteren van de concrete bescheiden voor vernietiging of overbrenging naar een archiefbewaarplaats. De nogal verkokerde wijze waarop informatiebeheer binnen veel overheidsorganen is georganiseerd (met oa security-officers, functionarissen gegevensbescherming, documentaire informatieverzorgers, informatiearchitecten etc. die lang niet allemaal mét elkaar werken) belooft ook in dit geval weinig goeds. Selectielijsten worden tenminste een keer per 20 jaar volgens een vast protocol opgesteld (Archiefbesluit 1995, art. 2 t/m 5). De toepassing van die lijsten bij de daadwerkelijke selectie van archiefbescheiden (die vervolgens worden vernietigd dan wel worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats) gebeurt lang niet altijd in samenhang met de andere aspecten van informatiebeheer. Selectie van bescheiden die voor de eeuwigheid bewaard moeten blijven, vindt tot nu toe vaak pas plaats op het moment dat archieven moeten worden overgebracht (na 20 jaar). Dit gebrek aan integraal informatiebeheer brengt veel risico’s met zich mee. De kans is immers groot dat dataminimalisatie (lees: vernietiging van persoonsgegevens) al is voltrokken voordat de selectie van archiefbescheiden ten behoeve van overbrenging naar een archiefbewaarplaats plaatsvindt. Ik verwacht dat overheidsorganen, mede vanwege de stok waarover de Autoriteit Persoonsgegevens beschikt om boetes op te leggen, dataminimalisatie toepassen door persoonsgegevens te vernietigen zodra ze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. Op die manier worden immers alle korte termijn risico’s vermeden. Om te voorkomen dat historische archieven in toekomst abstracte en ‘ontpersoonlijkte’ gegevensbestanden worden, zullen archiefinstellingen, juristen en informatieprofessionals binnen de overheidsorganen vanuit een integraal informatieperspectief moeten samenwerken. De AVG biedt voldoende mogelijkheden om de verschillende belangen te beschermen. De afweging die wordt gemaakt bij het opstellen van selectielijsten biedt de argumenten voor archivering ‘in het algemeen belang…’. De ingrediënten zijn daarmee aanwezig om ‘weten en vergeten’ op een evenwichtige manier toe te passen. Waar het op aan komt is het realiseren van meer integraliteit en pro-activiteit in de uitvoering. En op dat gebied is nog veel werk aan de winkel. Archiveren is geen achteraf-activiteit. Archiveren betekent dat principes die beschermd moeten worden, door ontwerp (archiving by design) in de informatiesystemen en applicaties ingebed moeten worden.
Dit artikel is ook te vinden in het dossier AVG
