Coronatestuitslagen moeten worden bewaard volgens de afwijkende termijnen die zijn vastgelegd in de Tijdelijke wet coronabewijzen, en moeten na het verstrijken ervan worden vernietigd. Voor vaccinatieregistraties geldt de termijn genoemd in de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020.
De testresultaten (laboratoriumuitslagen) en vaccinatieregistraties COVID-19 worden bewaard in 2 informatiesystemen: CoronIT en HPZone. In het landelijke systeem CoronIT worden alle testresultaten en vaccinatieregistraties op BSN-nummer vastgelegd. De GGD voert de gegevens van personen die positief zijn getest in de eigen regio in in het regionaal systeem HPZone. Hiermee gaan de medewerkers bron- en contactonderzoek aan de slag. HPzone wordt op termijn uitgefaseerd en vervangen door het nieuwe systeem GGD Contact. De gegevens van HPzone zullen daarbij worden gemigreerd naar GGD Contact.
De bewaartermijn voor testuitslagen in CoronIT en HPzone is vastgelegd in het Burgerlijk wetboek artikel 454 en overgenomen in de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 en is gesteld op 20 jaar. De Tijdelijke wet coronatoegangsbewijzen brengt in artikel II deze bewaartermijn terug naar 1 jaar voor positieve testuitslagen en naar 4 weken voor negatieve testuitslagen, gerekend vanaf het moment dat de test is afgenomen.
Voor de records in CoronIT met vaccinatieregistraties, en ook voor testuitslagen die deel uitmaken van brede zorgdossiers, is procesresultaat 5.1.7 van toepassing (V 20 jaar).
Gemeenten worden eventueel geïnformeerd over de positieve testresultaten voor handhavingsactiviteiten. Voor de gegevens die gemeenten gebruiken voor handhaving geldt normaal gesproken procesresultaat 12.2 (V 10 jaar), maar gelet op de Tijdelijke wet coronatoegangsbewijzen zijn de daarin genoemde termijnen van toepassing. Dus voor positieve testuitslagen V 1 jaar en voor negatieve V 4 weken. In beide gevallen te rekenen vanaf afname van de test.
Volgens de Tijdelijke regeling maatregelen covid-19 wordt een publieke plaats waarvoor een zogenoemde placeringsplicht geldt slechts voor het publiek opengesteld, als de beheerder ervoor zorgt dat het publiek (vrijwillig) persoonsgegevens beschikbaar kan stellen voor mogelijke bron- en contactopsporing door de GGD (artikel 4.1 onder d). Datzelfde geldt voor de organisatie van evenementen (artikel 5.1). Deze gegevens moeten 14 dagen worden bewaard en daarna worden vernietigd (artikel 5.1 onder d en e).
Verder moet de papieren quarantaineverklaring, die reizigers in lucht- en scheepvaart aan de aanbieder of toezichthouder moeten geven, worden verstrekt aan de voorzitter van de veiligheidsregio. Een belteam namens het ministerie van VWS belt reizigers waarvoor een quarantaineplicht geldt kort na hun inreis. Het telefoongesprek is bedoeld om de naleving van de quarantaineplicht te stimuleren en om reizigers desgewenst nadere informatie te verstrekken. Als de toezichthouder of voorzitter van de veiligheidsregio de verklaring niet hoeft te verstrekken aan het belteam, moet die verklaring direct worden vernietigd (artikel 6.23 onder d).
Verschillende gemeenten hebben de aanpak van COVID-19 via hun SIO (Strategisch Informatieoverleg, overleg van informatieverantwoordelijke, archivaris en externe deskundige) als een archief-hotspot aangewezen. Op grond daarvan kunnen relevante archiefbescheiden over de aanpak van COVID-19 van vernietiging worden uitgezonderd en voor (historisch) onderzoek worden bewaard.
