In het eerste artikel van dit drieluik is besproken dat een zogenaamde ‘niet medisch-inhoudelijke laatste wijziging van het medisch dossier’ niet tot gevolg kan hebben dat het dossier langer dan de standaardtermijn van 20 jaar mag of moet worden bewaard. Verlenging op grond van de regeling van artikel 7:454 lid 3 BW is enkel aan de orde wanneer daarvoor medisch-inhoudelijke redenen die de patiënt betreffen aanwezig zijn.
In verschillende voorlichtingspublicaties van instanties zoals de Autoriteit Persoonsgegevens en het Ministerie van VWS (AVG-Helpdesk voor Zorg, Welzijn en Sport en Rijksoverheid: …/ uw medisch dossier) wordt gesteld dat het medisch dossier ‘soms’ langer bewaard mag worden ten behoeve van de belangen van een derde. Daarbij wordt onder meer aangegeven dat het dan bijvoorbeeld om de kinderen van de patiënt gaat wanneer deze een erfelijke ziekte heeft.
Op basis van deze informatie zou de conclusie getrokken kunnen worden dat uit de bewaarregeling van de WGBO voortvloeit dat genoemde belangen een grond kunnen vormen om het medisch dossier langer dan de standaard bewaartermijn te bewaren. Maar uitsluitend het ‘vernietigingsartikel’ 7:455 BW bevat een regeling inzake het langer bewaren van het dossier in het belang van derden. Het verzoek van de patiënt tot vernietiging van het dossier mag namelijk worden geweigerd indien redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerking belang voor een ander dan de patiënt is. Artikel 7:455 lid 2 BW. Boek 7, titel 7, afdeling 5. Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst. Dit volgt uit de samenhang van artikel 7:446 lid 1 BW en artikel 7:454 lid 1 BW. Zie ook hierna, paragraaf 1.
Maar uiteraard kunnen genoemde belangen zich zowel in het kader van een vernietigingsverzoek als bij het naderen van het einde van de bewaartermijn voordoen.
Met het oog op een juiste gegevensverwerking en bewaarpraktijk is het dan ook goed om hierna preciezer dan in de – kennelijk gesimplificeerde – voorlichtingspublicaties op de materie in te gaan en de volgende vraag te beantwoorden:
Wanneer en voor welke belangen mogen buiten de situatie van een vernietigingsverzoek en buiten het geval dat dit om medisch-inhoudelijke redenen noodzakelijk is, dossiers langer dan de standaard termijn van 20 jaar worden bewaard?
Dat de WGBO geen algemene bepaling bevat op grond waarvan in het belang van anderen dan de patiënt het dossier langer dan de bewaartermijn bewaard mag worden, is kennelijk een bewuste keuze van de wetgever. In de Memorie van Toelichting komen deze belangen namelijk wel ter sprake, maar uitsluitend in het kader van de vernietiging. Er worden geen woorden aan een langere bewaartermijn gewijd voor anderen dan de patiënt. Kamerstukken II 1989/1990, 21561, nr. 3 Gezondheidsraad. Bewaartermijn patiëntengegevens. Den Haag: Gezondheidsraad, 2004; publicatie nr. 2004/08, p. 72 Kamerstukken II, 2004/2005, 30049, nr. 3, p. 3. De Gezondheidsraad geeft aan dat ook wanneer een dergelijke bewaarplicht wel zou gelden, het om de belangen van aanwijsbare verwanten zou moeten gaan en niet om het mogelijke belang van toekomstige familieleden. Ibidem, p. 73. Derde belangen zouden bijvoorbeeld ook niet ziekte gerelateerde erfelijkheids- of afstammingsvragen kunnen betreffen. KNMG-richtlijn Omgaan met medische gegevens, KNMG, 2024, hoofdstuk 8.
Omdat verwanten ook bij het einde van de bewaartermijn er belang bij kunnen hebben dat het medisch dossier van de patiënt langer wordt bewaard, dient de aanbeveling Door in lid 3 van artikel 7: 454 BW toe te voegen dat medische gegevens bewaard moeten blijven zolang een ander dan de patiënt daarbij een zwaarwegend gezondheidsbelang heeft Gezondheidsraad, ibidem, p. 95.
Aan de hand van een duiding van het goed hulpverlenerschap komt de Gezondheidsraad tot de conclusie dat de bewaarregeling uit de WGBO evenmin ruimte biedt om het medisch dossier ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek langer te bewaren. Dat wetenschappelijk onderzoek nodig is om patiënten goede zorg te kunnen bieden, betekent nog niet dat het langer bewaren van het medisch dossier voor dat algemene doel ook goede zorg aan de betreffende patiënt inhoudt. Gezondheidsraad, ibidem, p. 74. Uit mijn eigen praktijk als ziekenhuisjurist herinner ik mij het vernietigingsverzoek van een patiënt die de aanduiding ‘mentaal labiel’ uit het dossier verwijderd wilde zien. Zij gaf aan dat dit niet meer op haar van toepassing was, maar dat deze aanduiding er wel voor zorgde dat de oorzaak van haar fysieke klachten ten onrechte op het psychische vlak werd gezocht. Hierdoor was er sprake geweest van een te late juiste diagnose. Asser/Tjong Tjin Tai 7-IV 2022/83 Artikel 7:453 BW.
Uiteraard kan de patiënt wel om toestemming worden gevraagd om het medisch dossier ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek langer te mogen bewaren. En voor het geval dat het wetenschappelijk onderzoek daadwerkelijk gaat plaatsvinden, zal ook toestemming voor verstrekking van de medische gegevens aan de onderzoekers, dus voor doorbreking van het beroepsgeheim moeten worden gevraagd. Maar dit zal in de praktijk tegelijkertijd (kunnen) gebeuren. De vraag is vervolgens hoe lang deze gegevens met het oog op een eventueel wetenschappelijk onderzoek na het verstrijken van de standaard termijn mogen worden bewaard. Deze termijn dient in zijn algemeenheid op grond van de AVG beperkt te worden tot datgene wat gezien het mogelijke wetenschappelijk onderzoek noodzakelijk is. Artikel 5 lid 1 sub c AVG. Vgl. Gezondheidsraad, ibidem, p. 64. Gezondheidsraad, ibidem, p. 91
Een ander geval betreft artikel 7:458 BW op grond waarvan onder voorwaarden zonder toestemming van de patiënt inlichtingen over de patiënt dan wel inzage in het medisch dossier kunnen worden verstrekt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid. Nu betreffen verstrekken van inlichtingen over de patiënt en het verlenen van inzage in het dossier twee verschillende zaken. In het eerste geval worden medische gegeven uit het medisch dossier gekopieerd en elders in een specifiek onderzoeksdossier opgeslagen. In het tweede geval blijven de gegevens in het dossier, maar wordt een onderzoeker toegang tot het dossier verleend. Aan beide situaties zijn uit oogpunt van informatiebeveiliging diverse voor- en nadelen verbonden. Met dank aan collega Jantien Hovingh voor het meelezen en voor de kritisch vraag hierover.
Gegevens waarmee vanuit het medisch dossier wetenschappelijk onderzoek wordt verricht, blijven uiteraard deel uitmaken van het medisch dossier. De vraag is dan ook of deze gegevens mogen worden bewaard als de bewaartermijn van het medisch dossier is verstreken terwijl het wetenschappelijk onderzoek nog niet is afgerond. Naar mijn weten is deze vraag nog niet in de rechtspraak beantwoord. De Richtlijn doet hier evenmin een uitspraak over. Uit de wettelijke beginselen van redelijkheid en billijkheid vloeit naar mijn mening voort dat de voor het onderzoek gebruikte gegevens ook na de bewaartermijn van het medisch dossier bewaard mogen worden. Uiteraard alleen voor zover dit voor het specifieke onderzoek noodzakelijk is en anonimiseren niet mogelijk is.
De wetsgeschiedenis, noch de Richtlijn en voor zover mij bekend, evenmin de jurisprudentie, beantwoorden de vragen in de voorafgaande alinea’s. Wel stelt de specifiek voor medisch wetenschappelijk onderzoek geschreven Gedragscode Gezondheidsonderzoek dat bij het bepalen van bewaartermijnen van persoonsgegevens voor wetenschappelijk onderzoek, wettelijke bewaartermijnen voorrang hebben boven andere termijnen. Gedragscode Gezondheidsonderzoek januari 2022, Stichting Commissie Regelgeving Onderzoek, COREON, p. 155 en 156.
Nu de Gedragscode geen onderscheid maakt naar soort van dossier waarin het onderzoek plaatsvindt en de bewaartermijn niet afstemt op wat noodzakelijk is voor het betreffende onderzoek, is mijns inziens het mogelijke gevolg daarvan dat bewaartermijnen worden gehanteerd die niet noodzakelijk en dus te lang, of juist te kort zijn.
Gezien de voorgaande onbeantwoorde vragen en het bepaalde in de Gedragscode Gezondheidsonderzoek ondersteun ik de reeds in 2004 door de Gezondheidsraad gedane aanbeveling om tot een apart wettelijk regime inzake het bewaren medische gegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek te komen. Gezondheidsraad, ibidem, p. 94. Zie bijvoorbeeld Laura Bradford, Mateo Aboy, Kathleen Liddell, International transfers of health data between the EU and USA: a sector-specific approach for the USA to ensure an ‘adequate’ level of protection, Journal of Law and the Biosciences, Volume 7, Issue 1, January-June 2020, lsaa055, https://doi.org/10.1093/jlb/lsaa055
Anonimiseren
De Richtlijn merkt op dat op medische gegevens die geanonimiseerd zijn geen wettelijke bewaartermijn rust en dat het bewaren van geanonimiseerde gegevens vooral van belang is voor wetenschappelijk onderzoek. Richtlijn, ibidem, p. 39.
In het kader van het vernietigingsartikel 7:455 BW noemt de Richtlijn het belang van de hulpverlener waartegen de patiënt een juridische procedure is gestart als grond om het dossier langer te mogen bewaren, indien deze het dossier nodig heeft voor zijn verweer. Ook deze situatie kan zich – sporadisch - bij het einde van de bewaartermijn voordoen. Het lijkt mij een kwestie van redelijkheid en billijkheid dat ook in dat het geval het dossier zo veel langer te bewaard mag worden als nodig is om de hulpverlener van de voor het verweer benodigde stukken te voorzien. Een vergelijkbare situatie doet zich voor wanneer nabestaanden of anderen op het einde van de bewaartermijn met een beroep op artikel 4:458a BW een verzoek doen om inzage in het dossier van de overleden patiënt. Ook hier brengen de wettelijke beginselen van de redelijkheid en billijkheid met zich mee dat het dossier na verstrijken van de bewaartermijn zo lang bewaard wordt als nodig is om het verzoek af te kunnen handelen. De KNMG zou kunnen overwegen de Richtlijn op deze punten aan te vullen.
Tenslotte zijn vermeldenswaard twee in de Richtlijn genoemde andere gevallen waarin het medisch dossier langer dan de standaard bewaartermijn mag worden bewaard. Dit betreft als eerste de situatie wanneer de wet een zoals de Archiefwet of het Arbeidsomstandigheden een langere bewaartermijn voorschrijft. Overigens kan er ook een kortere wettelijke bewaartermijn gelden zoals op grond van de Wet op de medische keuringen. De tweede situatie betreft het geval dat de patiënt verzoekt om het dossier langer dan de bewaartermijn te bewaren. In 2004 vroeg de Gezondheidsraad zich nog af of de patiënt het recht heeft dit te verzoeken en zo ja, of dan de grondslag de zeggenschap van de patiënt of het goed hulpverlenerschap is. Door opname in de Richtlijn is komen vast te staan de patiënt dit recht inderdaad heeft Op grond van artikel 7:468 BW is het mogelijk om (in het kader van professionele richtlijnen) de geneeskundige behandelingsovereenkomst ten voordele van de patiënt in te vullen. Artikel 7:453 BW.
