Een beroep op (schending van) de klachtplicht lijkt wel standaard onderdeel in iedere procedure over IT-geschillen. Een recente uitspraak van de Rechtbank Overijssel van 8 mei 2024 lijkt dan ook een logische aanleiding om kort uiteen te zetten wat de klachtplicht ook alweer inhoudt, en hoe dit werd toegepast in voornoemde uitspraak.
Het ging in dit geschil om een eiser die planningssoftware afnam voor industriële productiebedrijven in het MKB en MKB+-segment, de zogeheten ‘Limis Planner’. Partijen hadden hiervoor serviceovereenkomsten gesloten. Op grond hiervan was de leverancier, Limis, gehouden om de Limis Planner te implementeren en operationeel te houden en om daarnaast ook een licentie voor het gebruik van de planner te verlenen. Volgens de afnemer, Insulcon, was Limis daarin tekort geschoten, onder meer omdat de Limis Planner niet voldeed aan de overeengekomen basisdoelstellingen. De planner had processen moeten automatiseren, maar Insulcon ervoer dat er alsnog veel handmatige acties nodig waren om tot een werkbare planning te komen. Omdat partijen er niet met elkaar uitkwamen, maakte Insulcon de procedure aanhangig. Limis verweerde zich in de procedure onder meer door een beroep te doen op schending van de klachtplicht door Insulcon.
De klachtplicht, ook wel “rechtsverlies door niet-protesteren”, kan worden gevonden in artikel 6:89 BW. Hier wordt bepaald dat een schuldeiser geen beroep meer kan doen op een gebrek in de prestatie, indien hij niet binnen bekwame tijd bij de schuldenaar heeft geprotesteerd. De ratio van dit artikel is dat de schuldenaar beschermd wordt tegen te late en daardoor moeilijk te betwisten klachten. Immers, indien een schuldeiser pas klaagt na verstrijken van langere tijd, is goed voorstelbaar dat het voor de schuldenaar een stuk lastiger is geworden om het gebrek in prestatie te onderzoeken en zich tegen de klacht te verweren. De termijn gaat lopen zodra de schuldeiser het gebrek in de prestatie heeft ontdekt óf had moeten ontdekken. Er wordt dus ook van de schuldeiser verwacht dat hij zelf enig onderzoek verricht naar de conformiteit van de prestatie. In IT-implementatieprojecten is dit meestal al inherent onderdeel van het ontwikkelproces, zeker als er een acceptatieprocedure is overeengekomen. De afnemer krijgt dan de gelegenheid om elke deliverable of milestone na oplevering aan een acceptatietest te onderwerpen om te bepalen of deze voldoen aan de overeengekomen specificaties. Bij agile trajecten is testen zelfs vaak onderdeel van de sprints en vindt de check op conformiteit in zekere zin doorlopend plaats.
De klachtplicht is beperkt tot gevallen van ondeugdelijke nakoming. Is er in het geheel niet gepresteerd, dan vindt dit artikel überhaupt geen toepassing.
Dat een beroep op schending van de klachtplicht te pas en te onpas wordt ingeroepen, zoals ook vaak gezien in IT-geschillen, is niet verbazingwekkend. Een geslaagd beroep op schending van de klachtplicht heeft namelijk zeer verstrekkende consequenties. Op het moment dat er inderdaad niet conform dit artikel tijdig is geklaagd, verliest een schuldeiser alle rechten en bevoegdheden die beschikbaar waren op grond van de gebrekkigheid van de prestatie. Het artikel vormt dan ook een toepassing van het leerstuk van de rechtsverwerking.
Zoals gezegd deed Limis in voornoemde procedure een beroep op schending van de klachtplicht. Zij stelt dat Insulcon in de eerste vier jaren van de serviceovereenkomst geen klachten heeft geuit over het functioneren van de software. Bovendien zou Limis benadeeld zijn door het late klagen van Insulcon – er zouden geen stukken meer beschikbaar zijn en de twee bij de dienstverlening betrokken medewerkers zouden inmiddels niet meer bij Limis werkzaam zijn.
De rechter maakt korte metten met dit verweer. Insulcon heeft vanaf het begin van de samenwerking via tickets en mails meldingen gedaan en issues aan de orde gesteld. Dit acht de rechter voldoende om aan te nemen dat Insulcon tijdig heeft geklaagd.
Kortom, geen baanbrekende uitspraak, maar wel tekenend voor de relevantie van dit verweer in de hoek van de IT-geschillen. We zien dat een beroep op schending van de klachtplicht vaak wordt gedaan, maar zelden wordt toegewezen. De klacht is immers vormvrij – vereist is slechts dat deze de mededeling moet bevatten dat de prestatie ondeugdelijk is. In sommige gevallen gaat het verder, en wordt de schuldenaar ook geacht te informeren over de gestelde aard en omvang van de tekortkoming. In IT-geschillen, zoals hier besproken, worden issues vaak gerapporteerd via tickets of incidentmeldingen die in een logbestand terecht komen. Door dit soort meldingen kan al worden voldaan aan de klachtplicht.
Desalniettemin is de klachtplicht een belangrijk en niet te onderschatten aandachtspunt, niet alleen in een procedure maar ook al tijdens de dienstverlening. Een geslaagd beroep op schending van de klachtplicht door de schuldenaar kan immers een hele procedure onderuit halen. De schuldeiser verliest dan alle beschikbare rechtsmiddelen ten aanzien van die gebrekkige prestatie waarover niet tijdig geklaagd zou zijn. Oftewel, de schuldeiser dient er continu alert op te zijn dat zij klaagt in geval van een gebrekkige prestatie, en een schuldenaar zou zichzelf tekort doen door tijdens een geschil niet in ieder geval een poging te doen om schending van de klachtplicht als verweer in te roepen.
